Digitale unterschriften unter QHSE-checklisten für eine präzise nachverfolgung

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Erfüllen Sie Ihre QHSE-Vorschriften mit Bravour, ganz ohne unvollständige Informationen, unleserliche Handschriften und langwierige Dateneingaben. Durch die Integration einer digitalen QHSE-Checkliste in Ihr QHSE-System und die Nutzung digitaler Unterschriften können Sie Ihre Nachverfolgung verbessern.

Im Gegenzug erhöhen Sie die Effizienz und Genauigkeit Ihrer Inspektionen und Zusammenarbeit. Diese Art von QHSE-Plattform garantiert aufgrund der präzisen Echtzeitdaten, die direkt zum Zeitpunkt der Beurteilung erfasst und sofort für die Nutzung auf der Baustelle weitergegeben werden können, eine erhebliche Genauigkeit.

Eliminieren Sie Ihre papier- und Excel-basierten Unterschriften und ersetzen Sie sie durch mobile digitale Unterschriften.
Lesen Sie verwandte Artikel darüber, wie digitale Checklistenunterschriften vollständige Transparenz gewährleisten.

Wie funktioniert ein digitales unterschriftenkonto für eine präzise QHSE nachverfolgung

Um ein QHSE-Prüfdokument oder eine Checkliste weiterzuverfolgen, benötigen Sie nur zwei Dinge: die für die Unterzeichnung des Dokuments verantwortliche Person und das Dokument selbst. Diese beiden Dinge zu haben, reicht jedoch nicht immer aus. In bestimmten Fällen, wenn Unstimmigkeiten auftreten, ist es leicht, Teile eines Dokuments zu fälschen oder ihren

Bezug zu diesem Dokument vollständig zu verleugnen.

Für ein QHSE-System, das Verantwortlichkeit und Präzision erfordert, benötigen Sie die folgenden drei Kernbestandteile:

  • Die Signatur ist mit einer realen Person verknüpft.

Mit einer digitalen Signatur ist die Person verpflichtet, vor der Unterzeichnung eines Dokuments persönliche Daten anzugeben. Dadurch wird die Unterschrift des Benutzers mit einer realen Person verknüpft. Eine digitale Unterschrift garantiert die Authentizität des Unterzeichners.

  • Integrität der Daten und Dokumente

Eine digitale Unterschrift hängt von der Anzahl der Binärbits eines Dokuments ab und kann nicht mehr an eine andere Checkliste oder ein anderes Dokument angehängt werden – dies ist der Beweis, dass der Inhalt des Dokuments nicht manipuliert wurde.

  • Die angehängte Unterschrift kann nicht abgelehnt werden

Nichtabstreitbarkeit ist eine „Situation, in der der Verfasser eines Statements die Urheberschaft oder die Gültigkeit eines damit verbundenen Vertrages nicht erfolgreich bestreiten kann“. Die Person, die das Dokument unterzeichnet hat, wird nicht in der Lage sein, die Unterzeichnung des Dokuments zu leugnen.

Eine digitale Unterschrift stellt sicher, dass ein Dokument durch die oben genannten Bestandteile gesichert wird. Ihre QHSE-Checklisten mit einer digitalen Unterschrift abzuschließen ermöglicht die Verantwortlichkeit des Unterzeichners und somit eine direkte Nachverfolgung aller Aufgaben, die möglicherweise weitere Maßnahmen erfordern.

Digitale unterschriften erhöhen die sicherheit ihrer QHSE-checklisten

  • Digitale Unterschriften sind rechtsverbindlich. Digitale Unterschriften sind aufgrund ihrer Rechtsgültigkeit weltweit anerkannt und gelten als technische Standards.
  • Digitale Signaturen sind sicher und manipulationsgeschützt, insbesondere solche, die auf den Sicherheitsprinzipien der Public Key Cryptography (PKC) basieren.

Vorteile digitaler unterschriften auf mobilen checklisten

  • Sparen Sie Zeit. Mit digitalen Unterschriften können Sie und Ihre Teammitglieder ausstehende Checklistenaufgaben schnell überprüfen, Formulare sicher signieren und den Workflow-Status der Checkliste verfolgen, ohne dass es zu Problemen beim Drucken, Fotokopieren, Dokumentenversand und Scannen kommt.
  • Reduzieren Sie den Papierverbrauch. Die Umstellung auf digitale Unterschriften reduzieren Ihren Papierverbrauch, was der Umwelt zugute kommt, aber auch Geld und Platz spart. Außerdem müssen Sie sich nicht mehr schuldig fühlen, wenn Sie haufenweise Papierstapel vorschriftsmäßig vernichten müssen.
  • Bessere Dokumentenkontrolle. Durch die Bereitstellung Ihrer Checklisten und Dokumente im digitalen Format wird das Dokumentenmanagement vereinfacht und unnötiger Verwaltungsaufwand reduziert (z.B. Konvertierung von Papierdokumenten für ein digitales Archiv oder Drucken von Excel-Checklisten zur Verwendung bei Inspektionen).
  • Bessere Inspektionen. Mit nur einem mobilen Gerät haben Sie ab sofort alles, was Sie brauchen bei sich. So können sich die Inspektoren auf ihre Arbeit konzentrieren, ohne Clipboards, Kameras oder andere Tools herumtragen zu müssen.
  • Immer aktualisierte Formulare. Da digitale Checklisten auf einem Server gespeichert sind, werden alle Aktualisierungen direkt auf Ihrem mobilen Gerät synchronisiert. Formulare und Dokumente werden also in Echtzeit aktualisiert.
  • Reduzierung von Fehlern. Herkömmliche Inspektionen sind anfällig für Fehler, die durch unvollständige Formulare und schlechte Handschriften verursacht werden. Darüber hinaus werden sie über einen längeren Zeitraum hinweg unzusammenhängend gesammelt, was zu einer unlogischen Reihenfolge bei der Ablage führt. Eine digitale Checkliste hingegen ist so eingerichtet, dass sie einem logischen Workflow folgt und kann so konfiguriert werden, dass sie Aktionen blockiert, wenn Aufgaben ausstehen. Dadurch wird eine Genauigkeit geboten, die herkömmliche Inspektionen nicht bieten können.
  • Verbesserte Effizienz. Digitale Checklisten ermöglichen innerhalb von Sekunden nach einer Inspektion die generierung von Berichten. Digitale Inspektionen ermöglichen eine schnelle Abwicklung.

Die Umstellung auf digitale Checklisten verbessert Ihre Betriebsleistung und Produktivität erheblich und kann Ihre Prozesse und Nachverfolgungen deutlich präziser gestalten. Die Investition in eine digitale Checklisten-App, spart Ihnen definitiv viel Zeit und Geld.

Für weitere Informationen über Checklisten lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden für (Bau)-Checklisten, der garantiert hilfreich für Sie sein kann.

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