Verwaltungsarbeit und endlose Meetings in der Baubranche vermeiden

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In jeder Branche gilt: Weniger Verwaltungsarbeit entspricht weniger Zeitverschwendung und somit weniger Verzögerungen. Das Erstellen von Besprechungsprotokollen, Fortschrittsberichten, Briefings und Dashboards sollte nicht den gesamten Tag in Anspruch nehmen.

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Für die meisten in der Baubranche sind Verwaltungsarbeiten und stundenlange Meetings ein Teil der täglichen Agenda, der nicht mehr wegzudenken ist. Viele verbringen sogar bis zu 40 % ihrer Zeit damit, Fortschrittsberichte zu suchen, Berichte zu erstellen und an Meetings teilzunehmen.

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Oftmals wird es bereits als Norm angesehen und es fällt den Beteiligten schwer, sich eine andere Art und Weise der Arbeit und Kommunikation innerhalb des eigenen Teams vorzustellen. Dabei handelt es sich um eine direkte Folge der in der Branche weit verbreiteten Kultur der Schuldzuweisung und des mangelnden Vertrauens in vertragliche Beziehungen.

Dennoch bietet dieser verwaltungslastige Ansatz der Branche keine Sicherheit. Im Gegenteil, er kostet sowohl Zeit als auch Geld.

Hinzu kommt, dass alle Beteiligte in der Baubranche aufgrund dieser problematischen Realität oft frustriert und unmotiviert sind. Schließlich haben sie sich nicht für die Arbeit in der Baubranche entschieden, um ihre Zeit damit zu verbringen, Berichte zu erstellen und an Meetings teilzunehmen, sondern um etwas zu bewegen und an interessanten Bauprojekten zu arbeiten.

Aus diesem Grund ist es für jeden, der in der Branche arbeitet, von entscheidender Bedeutung, die Auswirkungen des enormen Verwaltungsaufwandes auf die eigenen Projekte zu verstehen. Nur so kann die Art und Weise der Zusammenarbeit und Kommunikation überdacht und letztendlich verändert werden.

Verwaltungsaufwand und endlose Meetings als Feind aller Projekte

Zunächst einmal ist es notwendig, genauer zu untersuchen, wie übermäßiger Verwaltungsaufwand Ihrer Projektdurchführung schaden und zu Rechtsstreitigkeiten und einer isolierten Kommunikation führen kann:

Unnötige Aufgaben und endlose Meetings

Wie bereits erwähnt, verschwenden Projektmanager täglich fast 40 % ihrer Zeit mit der Suche nach Projektupdates, dem Schreiben von Berichten und der Teilnahme an endlosen Meetings.

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Das zwingt die Projektbeteiligten dazu, Überstunden zu machen, um Informationen wie Bilder, Pläne und Kommentare aus verschiedenen Quellen und Plattformen zu sammeln. Diese müssen anschließend zu einem Bericht zusammengefasst und an das gesamte Team kommuniziert werden – ein unglaublich zeitaufwendiger Prozess. Das schlimmste daran ist jedoch, dass genau dieser Bericht zum Zeitpunkt der Fertigstellung bereits veraltet ist und in den meisten Fällen längst nicht mehr die Realität widerspiegelt. 

Es geht also, ohne zu übertreiben, um eine erhebliche Zeit- und Ressourcenverschwendung, die durch das Fehlen einer einzigen Informationsquelle mit Echtzeit-Updates ausgelöst wird. 

Veraltete Informationen und Fehlkommunikation

Der fehlende Echtzeit-Einblick in den Projektplan ist einer der Hauptfaktoren für das Scheitern Ihren Bauprojekts. Aufgrund des fehlenden zentralen Datenspeichers, werden viele Entscheidungen auf der Grundlage falscher oder veralteter Informationen getroffen, was zu Streitigkeiten, Stress und schlechter Zusammenarbeit führt.

Den Informationen, die zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden, fehlt die notwendige Verknüpfung zum Plan, was eine effektive und vor allem schnelle Entscheidungsfindung verhindert und zu kostspieligen Verzögerungen führen kann.

Mikromanagement durch eine Kultur der Schuldzuweisung

Die administrative Überlastung wirkt sich auch direkt auf die Art und Weise aus, wie sich die Projektteams miteinander vernetzen und einander vertrauen. Einfach ausgedrückt: Das Fehlen einer objektiven Datenquelle in Echtzeit kann schnell zu Missverständnissen und mangelnder Verantwortlichkeit zwischen den Teams führen.

Verschiedene Informationsquellen in ein und demselben Projekt können zu Verwirrungen führen, da jedes Team mit einer anderen Version der Realität arbeitet, wodurch es fast unmöglich ist, festzustellen, wer für was verantwortlich ist.

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Ein solcher Ansatz kann auch zu mangelndem Engagement des Teams führen. Die Teams erledigen ihre Arbeit zwar, haben aber kein Verständnis für das Gesamtbild und dafür, warum es wichtig ist, ihre Aufgaben erfolgreich abzuschließen.

Abgesehen davon sind Projektmanager und -leiter dazu gezwungen, das Team durch E-Mails, WhatsApp-Nachrichten oder Baustelleninspektionen zu kontrollieren. Letztendlich entsteht so eine Kultur des Misstrauens, in der jeder mit dem Finger auf den anderen zeigt.

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5 Schritte zur Verringerung des Verwaltungsaufwandes

Mittlerweile sollten Sie ein besseres Verständnis dafür haben, welche Bedrohung ein übermäßiger Verwaltungsaufwand für die Durchführung Ihres Bauprojekts darstellen kann. Im Folgenden stellen wir Ihnen die fünf Schritte vor, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Prozesse der Fortschrittsberichterstattung und -überwachung umzugestalten und eine erfolgreiche Durchführung ohne Qualitätseinbußen zu gewährleisten.

1. Prozesse zur Fotschrittsberichterstattung automatisieren

Jedes Bauprojekt ist ein kleines Universum, in dem viele Beteiligte perfekt aufeinander abgestimmt sein müssen, damit alles wie geplant ablaufen kann.

Viele Unternehmen verlassen sich jedoch immer noch auf Stift und Papier oder digitale Tools, die nicht speziell für die Baubranche entwickelt wurden (z.B. WhatsApp), um den Fortschritt ihrer Vorausplanung zu kommunizieren, über die letzten Inspektionen zu berichten und anzugeben, ob alle damit verbundenen Aufgaben ordnungsgemäß abgeschlossen wurden. Das führt zu erheblichen Ausfallzeiten und kostspieligen Projektunterbrechungen.

In Krisenzeiten, wie wir sie momentan erleben, kann es sogar noch schlimmer werden, wenn aus dem Home-Office gearbeitet werden muss, damit Ihre Teams sicher sind und Ihre Projekte weiterlaufen können.

Wenn Sie also in der Lage sind, Ihre verschiedenen Kommunikationsabläufe zu segmentieren und gleichzeitig volle Transparenz über Ihre vielfältigen Aufgaben und Projekte zu erhalten, kann dies den Weg zu einem erfolgreichen Projektabschluss ebnen. Mit dem richtigen System und den richtigen Prozessen kann ein neuer und vollständig aktualisierter Bericht mit nur 3 Klicks erstellt werden.

2. Bauspezifische Tools verwenden

“Verläuft alles nach Plan?”

Diese Frage ist fast täglich das Hauptdiskussionsthema der meisten Baustellenteams. Und fast immer werden dadurch Verwirrung und endlose Diskussionen ausgelöst. Leider gibt es dafür eine Reihe von Gründen.

Das Hauptproblem scheint jedes Mal dasselbe zu sein: das Fehlen einer nahtlosen Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten aufgrund von nicht spezifisch für die Baubranche entwickelten Tools.

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Projektteams tauschen ständig unzählige Updates aus, aber in den meisten Fällen, fehlt es den Informationen an Kontext. Mit anderen Worten: Es fehlt die Verknüpfung zum Masterplan. Das wiederum wirkt sich enorm auf den Entscheidungsprozess aus, da keiner im Team ohne Überblick auf das Gesamtbild in der Lage ist, schnelle und kluge Entscheidungen zu treffen. Es versteht sich von selbst, dass dieser Ansatz zu schwerwiegenden Fehlern, unnötigen Kosten und Verzögerungen führen kann.

Hier zeigt sich der Wert eines bauspezifischen Tools. Tools wie Excel und WhatsApp eignen sich hervorragend für kleinere Aufgaben, aber nicht für komplexe Bauprojekte. Baustellenteams benötigen Tools, die ihnen Echtzeit-Zugriff auf den Masterplan geben und ihnen zeigen, wie sich die einzelnen Updates und jede Entscheidung, auf den Projektfortschritt und das Budget auswirken.

3. In Standardisierung investieren

Viele behaupten, dass die Standardisierung eine unmögliche Aufgabe für die Baubranche ist. Die Wahrheit sieht allerdings ganz anders aus. Unabhängig von der Art oder der Größe eines Bauprojekts sind 80 % des Prozesses immer dieselben.

Das Implementieren von standardisierten Prozessen, die von allen Beteiligten befolgt werden, stellt für Ihr Projekt somit eine große Chance zur Risikominimierung und Kostenkontrolle dar. Das zeigt sich vor allem auch durch die zunehmende Aufmerksamkeit der Branche für Vorfertigungen und Off-Site-Bau. Jeden Schritt des Prozesses zu kontrollieren und sicherzustellen, dass es einheitliche Arbeits- und Kommunikationsprozesse in der gesamten Supply Chain gibt, kann der Schlüssel zu weniger Verwaltungsaufwand, mehr Vorhersehbarkeit und einem insgesamt besseren Projektmanagement sein.

Natürlich geht die Standardisierung Hand in Hand mit der Digitalisierung. Für viele Unternehmen scheint dies die größte Herausforderung des gesamten Prozesses zu sein, da Projektmanager und -leiter befürchten, dass ihre Teams nicht technisch versiert genug sind, um ein neues digitales Tool händeln zu können.

Nichtsdestotrotz ist diese Befürchtung nicht mehr so gerechtfertigt, wie sie es noch vor zehn Jahren gewesen wäre. Wenn Ihre Mitarbeiter täglich ein Smartphone und Online-Banking nutzen, gibt es absolut keinen Grund, warum sie nicht auch mit einer bauspezfischen App umgehen könnten, die ihnen die Arbeit erleichtert.  effizienter und schneller eine bauspezifische App verwenden sollten, die ihnen das Leben vor Ort wesentlich erleichtern und ihnen helfen kann, schneller und effizienter zu arbeiten.

4. Eine einzige Informationsquelle

Momentan ist einer der Hauptfaktoren, der diesen administrativen Albtraum entfacht, das Fehlen einer einzigen Informationsquelle. Dieses fehlende Daten Ökosystem, auf das alle Projektmanager zugreifen können, um Updates einzureichen, sich einen Überblick zu verschaffen oder einfach nur zu informieren, verlangsamt den Entscheidungsprozess und führt oft zu einer gestressten Atmosphäre.

Anstatt alle Projektinformationen an einem zentralen Ort zu speichern, der automatisch aktualisiert wird, müssen Manager und Leiter alle nötigen Informationen manuell aus verschiedenen Plattformen extrahieren. Das schlimmste daran ist jedoch, dass diese Informationen meistens bereits veraltet sind, wenn sie den Bericht in den Händen halten.

Die Implementierung von Tools, die speziell für die Baubranche entwickelt wurden, ist der erste Schritt zur Lösung dieses ausschlaggebenden Problems. So sind Informationen nicht länger über verschiedenen Plattformen und Dokumente verstreut, sondern werden auf einer einzigen Plattform gesammelt. So wird eine schnellere Entscheidungsfindung und nahtlose Zusammenarbeit ermöglicht und Verantwortlichkeiten eindeutig geklärt.

Der Einsatz eines solchen Tools zieht einschneidende Veränderungen mit sich, da Sie die Kontrolle über Ihre Bauprojekte zurückerlangen und Ihre Baustellenteams schneller fundierte Entscheidungen treffen. Auf diese Weise können Sie die Kultur der Schldzuweisung bekämpfen und den Zeitaufwand für Meetings und Verwaltungsaufgaben erheblich reduzieren.

5. Termingerechte Fertigstellung als Priorität

Ein typisches Bauprojekt mit einem Budget von 10 Millionen Euro hat mit durchschnittlich 600 Unterbrechungen pro Jahr zu kämpfen. Erschwerend kommt hinzu, dass jede Unterbrechung im Durchschnitt 7 Tage dauert und 25 % komplett ungelöst bleiben. 

Das ist ein starkes Indiz dafür, dass wir die Art und Weise, wie in der Baubranche gearbeitet wird überdenken müssen. Dieser Wandel kann durch die Digitalisierung unserer Prozesse und durch die Neubewertung der von uns eingesetzten Tools erreicht werden. Das sofortige Aufzeigen kritischer Probleme und die termingerechte Fertigstellung von Projekten sollten in der gesamten Branche höchste Priorität erlangen.

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Um das zu erreichen, müssen alle am Bau Beteiligten mehr in die Standardisierung durch bauspezifische digitale Lösungen investieren. Diese Denkweise wird schließlich auch zur Verwendung einer zentralen Datenquelle führen, wodurch volle Verantwortlichkeit zwischen den verschiedenen Projektteams gegeben ist. Nur so hat die Baubranche eine Chance, das Vertrauen in der gesamten Supply Chain wiederherzustellen, Streitigkeiten zu vermeiden und den damit verbundenen Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Es handelt sich dabei zwar um einen komplexen Prozess, der nicht einfach über Nacht umgesetzt werden kann, aber mit den richtigen Mitarbeitern, Tools und Prozessen kann die Baubranche auf eine bessere Zukunft mit höherer Produktivität, besserer Zusammenarbeit und weniger Verzögerungen hoffen.

Die Vernetzung Ihrer Teams garantiert eine erfolgreiche Bauabnahme

Wichtige Updates gehen ständig in endlosen E-Mail-Unterhaltungen verloren, wodurch Verzögerungen, kostspielige Missverständnisse und verpasste Fristen entstehen.

Unabhängig von ihrer Art und Größe können Bauprojekte nur dann erfolgreich sein, wenn alle Teams vernetzt arbeiten, die gleichen standardisierten Prozesse befolgen und kritische Probleme sofort behandeln.

Als Industriezweig ist es von entscheidender Bedeutung zu verstehen, dass weniger Verwaltungsarbeit mit weniger Zeitverlust und somit auch mit weniger Verzögerungen einhergeht. Die Erstellung von Besprechungsprotokollen, Fortschrittsberichten, Briefings und Dashboards sollte nicht den gesamten Tag in Anspruch nehmen.

Sie haben sich schließlich nicht für die Arbeit in der Baubranche entschieden, um den ganzen Tag im Büro zu verbringen. Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewirken und Ihre Projekte termin- und budgetgerecht fertigstellen. Und genau das können Sie erreichen, indem Sie das Mikromanagement bekämpfen und eine datengesteuerte Arbeitsweise implementieren.

Um Ihnen bei der Verbesserung der Projektkommunikation zu helfen, haben wir einen detaillierten Leitfaden zusammengestellt, der erklärt, wie Sie effektive Kommunikationsprozesse schaffen und bestehenden verbessern können.

 

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