Hoe beperk ik administratief werk en eindeloze meetings in de bouwsector?

Velen in de bouw vinden dat overmatig administratief werk en eindeloze vergaderingen er nu eenmaal bij horen en dat daar niets aan te veranderen valt. Veel betrokkenen in de bouwsector besteden tot 40 % van hun tijd aan het opvragen van voortgangsupdates, het schrijven van rapporten of het bijwonen van vergaderingen.

Ze zijn ervan overtuigd dat dit de norm is en kunnen zich maar moeilijk een andere manier van werken en communiceren met andere teamleden voorstellen. En dit is een gevolg van de diepgewortelde ‘vingerwijsmentaliteit’ in de bouwsector en het gebrek aan vertrouwen in contractuele verbintenissen.

Toch biedt deze administratief zware aanpak geen enkele zekerheid voor de sector. Integendeel, bouwprojecten verliezen er tijd en geld mee.

Bovendien voelen mensen uit de bouwsector zich vaak gefrustreerd en moe door deze problematische realiteit. Ze zijn immers niet in de bouw aan de slag gegaan om rapporten op te stellen en vergaderingen bij te wonen maar wel om een verschil te maken en aan interessante bouwprojecten te werken.

Daarom is het voor iedereen in de sector van cruciaal belang om te weten hoeveel druk de administratieve werklast op hun projecten legt zodat ze op zoek kunnen gaan naar betere alternatieven die hun manier van samenwerken en communiceren met hun teams kunnen veranderen.

Waarom administratief werk en lange vergaderingen slecht zijn voor uw projecten

Eerst en vooral moeten we eens goed kijken hoe overmatig administratief werk de oplevering van uw project in gevaar kan brengen en kan leiden tot juridische geschillen en communicatie ‘in silo’s’:

Tijd verspild aan onnodige taken en vergaderingen

We vermeldden hierboven al dat projectverantwoordelijken elke dag bijna 40 % van hun tijd verspillen aan het zoeken naar projectupdates, het schrijven van rapporten en het bijwonen van vergaderingen die best vermeden hadden kunnen worden.

Lees meer: Vooruitkijkplanning – Hebt u de juiste tools om op schema te blijven?

Hierdoor moeten de betrokkenen van het project overuren maken en informatie zoals afbeeldingen, plannen en opmerkingen zoeken via meerdere bronnen en platforms om die later in één PDF te gieten en te delen met de rest van het team. Een ongelooflijk tijdrovend proces. En in veel projecten wordt zelfs iemand ingehuurd om enkel dat te doen. En het ergste? Deze PDF is al verouderd op het moment dat hij wordt gedeeld en weerspiegelt in veel gevallen de werkelijkheid niet.

Dus we kunnen zonder overdrijven stellen dat er aanzienlijk veel tijd en middelen verloren gaan door het gebrek aan één enkele informatiebron die door de projectteams in real time kan worden bijgewerkt en geraadpleegd.

Verouderde informatie leidt tot miscommunicatie

Het gebrek aan realtime-inzicht in de planning is een van de belangrijkste factoren die uw bouwproject echt in gevaar kunnen brengen. Omdat er geen centraal data-ecosysteem wordt gebruikt, worden veel beslissingen genomen op basis van verkeerde of verouderde informatie, wat leidt tot geschillen, stress en een slechte samenwerking.

De informatie die tussen de betrokkenen wordt gedeeld, mist de noodzakelijke link met het masterschema, wat een efficiënte besluitvorming in de weg staat en leidt tot trage beslissingen en dure vertragingen.

Micromanaging als gevolg van een sterke vingerwijsmentaliteit

De zware administratieve werklast heeft ook een directe impact op de manier waarop de projectteams met elkaar in verbinding staan en elkaar vertrouwen. Eenvoudig gesteld: het gebrek aan een objectieve live-gegevensbron kan snel leiden tot onduidelijke afspraken en een gebrek aan verantwoordelijkheidszin onder de teams.

Verschillende informatiebronnen in eenzelfde project kunnen alleen maar verwarring zaaien omdat elk team een eigen versie van de werkelijkheid heeft en het dus bijna onmogelijk is om te weten wie waarvoor verantwoordelijk is.

Ontdek ook: Hoe brengt u de digitale transformatie van uw bedrijf tot een goed einde?

Een dergelijke aanpak kan ook geleidelijk aan leiden tot een gebrek aan betrokkenheid bij het team. De teams zullen gewoon komen ‘om het werk te doen’ zonder het grote plaatje te zien en te begrijpen waarom het belangrijk is om het project succesvol op te leveren.

Projectverantwoordelijken en -directeurs zijn dan ook aangewezen op micromanaging en dubbele controles met hun teams via een tig aantal e-mails en WhatsApp-meldingen of via bezoeken aan de werf om te zien wat er werkelijk gebeurt. Uiteindelijk maakt dit alleen maar de weg vrij voor een cultuur van wantrouwen waarbij iedereen met de vinger naar elkaar wijst.

5 stappen om de administratieve werklast in uw projecten te beperken

Nu dat u beter inziet hoe gevaarlijk een overmatige administratieve werklast kan zijn voor de oplevering van een bouwproject, kunnen we het hebben over de vijf grootste stappen die uw voortgangsrapportering en controles kunnen veranderen en een geslaagde oplevering kunnen verzekeren zonder aan kwaliteit in te boeten.

Dit zijn de vijf belangrijkste punten die u moet onthouden:

1. Automatiseer uw voortgangsrapporteringsproces

Elk bouwproject is een kleine wereld op zich waarin tal van betrokkenen perfect op elkaar afgestemd moeten zijn, zodat alle taken volgens plan verlopen.

Maar veel bedrijven vertrouwen nog steeds op pen en papier of niet-bouwspecifieke digitale tools (zoals WhatsApp) om  de voortgang van hun vooruitkijkplanning te delen, te rapporteren over de laatste controles en aan te geven of alle taken gekoppeld aan de controles correct worden afgehandeld. Resultaat: een project blijft lang stilliggen of wordt onderbroken. En dat is een dure zaak.

En in tijden van crisis, zoals nu, waarbij er op afstand moeten worden gewerkt om de teams veilig en de projecten gaande te houden, kan het nog erger worden.

Uw communicatieworkflows segmenteren en tegelijk al uw taken en projecten overzichtelijk opvolgen, kunnen de sleutel zijn tot een geslaagd project. En met het juiste systeem en de juiste processen maakt u een nieuw en 100% bijgewerkt rapport in slechts 3 klikken.

2. Gebruik tools bestemd voor de bouwsector

“Liggen we op schema?”

De belangrijkste vraag die de meeste teams op de werf bijna elke dag stellen. En bijna altijd zal die leiden tot verwarring en eindeloze discussies. Een jammerlijke zaak. En de oorzaken kunnen heel uiteenlopend zijn.

Toch lijkt de nummer één factor telkens dezelfde: het gebrek aan naadloze communicatie en samenwerking tussen de betrokkenen van het project omdat er tools worden gebruikt die niet gemaakt zijn voor de bouw.

Gratis e-boek: Waarom u complexe bouwprojecten niet met WhatsApp en Excel in goede banen kunt leiden

De projectteams delen voortdurend talloze updates met elkaar, maar in veel gevallen missen de gegevens context. Met andere woorden, ze missen een verbinding met het masterplan. Dit heeft een rechtstreeks effect op het besluitvormingsproces. Mensen kunnen niet snel slimme beslissingen nemen omdat ze het grote plaatje niet kunnen zien. Het spreekt voor zich dat deze aanpak kan leiden tot ernstige fouten, onnodige kosten en pijnlijke vertragingen.

En hier bewijzen bouwspecifieke tools hun nut. Tools als Excel en WhatsApp zijn goed voor kleinschaliger taken maar niet voor de bouwsector. Hier wordt elke dag enorm veel informatie geproduceerd. Werfteams hebben nood aan tools waarmee ze realtimetoegang hebben tot het masterschema en die hen laten zien hoe elke update die ze ontvangen en hoe elke beslissing die ze nemen een invloed heeft op de voortgang en het budget van het project.

3. Investeer in standaardisering

Velen beweren dat standaardisatie een onmogelijke opdracht is voor de bouw. Maar dat is helemaal niet zo. 80 % van het proces is altijd hetzelfde, ongeacht de aard of omvang van een project.

Daarom is de creatie van vooraf ontworpen en gestandaardiseerde processen die iedereen volgt perfect om de risico’s te beperken en de kosten van een project onder controle te houden. Dat blijkt ook uit de toenemende aandacht van de sector voor off-siteconstructie en systeembouw. Elke stap van het proces kunnen controleren en ervoor zorgen dat er een uniforme manier van werken en communiceren is in de toeleveringsketen kunnen wel eens de sleutel zijn tot minder administratief werk, meer voorspelbaarheid en een beter projectbeheer in het algemeen.

Natuurlijk gaat standaardisatie hand in hand met het gebruik van digitale tools. Voor veel organisaties lijkt dit de grootste uitdaging in het hele proces. Projectverantwoordelijken en -directeurs zijn bang dat hun teams niet voldoende technologische aanleg hebben om een nieuwe digitale tool in gebruik te nemen.

Toch is deze bezorgdheid niet meer zo groot als tien jaar geleden. Tegenwoordig gebruikt iedereen een smartphone en mobiele bankapps. Als uw werknemers deze tools elke dag kunnen gebruiken, is er geen enkele reden waarom ze geen bouwspecifieke app kunnen gebruiken die hen het leven zoveel gemakkelijker kan maken en ze kan helpen om sneller en efficiënter te werken.

4. Gebruik één centrale informatiebron

Op dit moment is de afwezigheid van één enkele informatiebron de grootste oorzaak van de administratieve nachtmerrie in de bouwsector. Het gebrek aan een centraal data-ecosysteem dat alle projectverantwoordelijken kunnen raadplegen om updates in te geven of informatie op te vragen over de realtimestatus van hun taken hindert het besluitvormingsproces en zorgt ervoor dat mensen zich overweldigd en gestrest voelen.

In plaats dat alle projectinformatie wordt opgeslagen op één centrale plaats die automatisch wordt bijgewerkt, moeten de verantwoordelijken en directeurs op meerdere platforms zoeken naar de laatste informatie. En het ergste? Tegen de tijd dat ze dat gedaan hebben, is de kans groot dat de feedback die ze hebben gekregen al verouderd is.

Het gebruik van tools die speciaal voor de bouw zijn gemaakt, vormt een eerste stap naar een oplossing van dit kritieke probleem. De informatie zal niet langer beschikbaar zijn via verschillende platforms of documenten. Integendeel, alle feedback wordt verzameld via één platform dat snelle beslissingen en naadloze samenwerking mogelijk maakt en ervoor zorgt dat er duidelijkheid is over wie waarvoor verantwoordelijk is.

Dit kan een zinvolle verandering teweegbrengen in uw bouwprojecten. U krijgt immers opnieuw de controle en de werfteams kunnen weloverwogen beslissingen nemen zonder dat u een bottleneck wordt. En deze aanpak kan geleidelijk aan komaf maken met de vingerwijsmentaliteit in de bouw en de tijd besteed aan vergaderingen en administratieve taken aanzienlijk verminderen.

5. Maak van tijdig opleveren een ‘goede gewoonte’

Bij een bouwproject van 10 miljoen euro komen doorgaans een zeshonderdtal onderbrekingen per jaar voor. Om het nog erger te maken, wordt 25 % van die onderbrekingen niet verholpen. En het duurt gemiddeld zeven dagen voordat een probleem is opgelost.

Een sterke aanwijzing dat onze manier van werken in de bouw moet veranderen. En die verandering kan er komen als we onze processen digitaliseren en onze tools en systemen opnieuw evalueren. De hele sector moet er een gewoonte van maken om kritieke problemen meteen te melden en hoogkwalitatieve projecten op tijd op te leveren.

Leer meer: Hoe e-mailcommunicatie de oplevering van uw projecten bemoeilijkt

Hiervoor moeten de belanghebbenden in de bouwsector meer investeren in standaardisatie en bouwspecifieke digitale oplossingen in gebruik nemen. Dit zal er uiteindelijk ook voor zorgen dat er een centrale dataopslagplaats wordt gebruikt zodat er meer verantwoordelijkheidszin is onder de projectteams. Pas dan heeft de bouw een kans om het vertrouwen in de hele toeleveringsketen te herstellen, geschillen te verminderen en de zware administratieve last die daarmee gepaard gaat weg te nemen.

Het is een lang en veeleisend proces dat er niet van de ene dag op de andere zal komen. Maar met de juiste mensen, tools en processen kan de bouwsector hopen op een betere toekomst met meer productiviteit, betere samenwerking en minder verspilling.

Hou uw teams verbonden en lever op tijd

Belangrijke updates gaan verloren in eindeloos mailverkeer, waardoor werven langer stilliggen en dure misverstanden ontstaan of deadlines niet worden gehaald.

Maar inmiddels is het wel duidelijk dat het niet zo hoeft te gaan. Ongeacht hun omvang of type: bouwprojecten worden pas tot een succesvol einde gebracht als hun teams met elkaar verbonden blijven, dezelfde processen volgen en kritieke problemen melden zodra ze zich voordoen.

In de bouwsector moeten we één ding goed begrijpen: minder administratief werk betekent minder tijdverlies en dus ook minder vertragingen. Het is niet de bedoeling dat een doorsnee werkdag grotendeels bestaat uit documenten voor vergaderingen, progressierapporten, briefings en dashboards opstellen.

Want dat is waarschijnlijk niet waar u naar uitkeek toen u in de bouwsector stapte. U wilde het verschil maken en voortreffelijke projecten op tijd leveren, zonder het budget te overschrijden. En dat is mogelijk … als u korte metten maakt met micromanagement en op een datagestuurde manier van werken overstapt.

Graag helpen we u om beter te communiceren over uw projecten. Daarom hebben we een gedetailleerde gids samengesteld waarin u ontdekt hoe u uw communicatieprocessen kunt creëren of optimaliseren.