Written by Stella Chavez
Last updated september 19, 2023
Individuele inspanningen worden vermenigvuldigd wanneer iedereen in een team zijn krachten bundelt. Echte teamsamenwerking gaat niet over de kracht in aantallen, maar eerder over hoe het team samenwerkt rond gedeelde doelen. In een bouwproject is de sleutel tot het succes van uw project iedereen op één lijn te houden rond uw projectmijlpalen. Leer meer over de drie geheimen om dat te bereiken.
1. Maak uw projectplan toegankelijk voor iedereen in uw team
De hartslag van uw project is uw planning. Als projectmanager is het een van uw belangrijkste prioriteiten om uw bouwritme op een regelmatig tempo te houden. Om succesvol op te leveren, moet je een constante hartslag aanhouden. Ga niet te snel en wees niet te ontspannen.
Voor reproduceerbare projecten, zoals flatgebouwen met een gelijkaardig ontwerp of wegenwerken met niet te onderscheiden kenmerken, kunt u de betrokken processen standaardiseren, ze opsplitsen in kleinere taken en ze in uw programma zo organiseren dat ze consequent waarde toevoegen naarmate uw project vordert.
Door kleinere taken in een gedetailleerd dagschema onder te brengen, kunt u uw volgende stappen nauwkeurig in kaart brengen, hebt u een betere projectcontrole en kunt u anticiperen op vertragingen voordat ze een groot probleem kunnen veroorzaken. Wanneer taken in dagen worden geschetst, zal elke vertraging in het project slechts resulteren in vertragingen van telbare dagen. Wanneer u uw projecttaken echter in maandelijkse brokken schat, zult u hoogstwaarschijnlijk te maken krijgen met vertragingen die in maanden oplopen.
Het opdelen van taken kan een negatieve invloed hebben op het tempo van uw project met grote vertragingen tot gevolg. Uw hele project van begin tot eind plannen is goed. Echter, het uitrollen van uw plan in 3-6 weken vooruitkijkende programma’s maakt uw uitvoering beter. Het hebben van korte termijn plannen en deze koppelen aan uw masterplanning geeft u een betere flexibiliteit: u bent in staat om uw volgende mijlpalen met precisie te definiëren terwijl u uw team er beter op afstemt.
Gratis ebook: Waarom WhatsApp en Excel niet genoeg zijn voor het uitvoeren van complexe bouwprojecten
We hebben echter een cultureel probleem in de bouwsector: projectmanagers gebruiken de verkeerde hulpmiddelen om een groot aantal planningen met elkaar te verbinden, waardoor de informatie binnen hun projecten en teams niet op elkaar is afgestemd. Meestal is de hoofdplanning op papier, met gedetailleerde programma’s in MS Project, updates van de werf via WhatsApp, Messenger en sms, verouderde rapporten in Excel, en goedkeuringen van documenten in e-mails. Dat is zelfs zonder telefoongesprekken in de vergelijking! Met al uw werk verspreid over deze applicaties, software en met de hand verwerkte gegevens, is het onbegonnen werk om bij te houden wat er op de bouwplaats gebeurt. Herinnert u zich nog dat u een decennium geleden al uw documenten digitaal begon te archiveren? De tijd is weer aangebroken om het systeem dat we gewend zijn om te gooien en alle projectgegevens en communicatie naar de cloud te verplaatsen.
Door uw teams te verbinden in een gecentraliseerd programma, zijn al uw projectgegevens en workflows in real time met elkaar verbonden. Dit maakt een goede samenwerking tussen uw projectleden mogelijk, waardoor zij tijdig beslissingen kunnen nemen over uw project zodat zij problemen kunnen voorspellen en vroegtijdig kunnen oplossen voordat deze tot grote vertraging kunnen leiden.
Neem bijvoorbeeld Matt Ghin, de projectdirecteur bij Volker FitzPatrick. Hij verruilde zijn MS Project, WhatsApp en Excel voor een gecentraliseerde bouwspecifieke software. Terwijl hij in een vergadering zat, kreeg hij een pushmelding op zijn telefoon over een vertraagde taak. Door simpelweg te kijken naar de gekoppelde taak in zijn inkoopplanning binnen dezelfde app, kon hij de betontrucks van die dag uitstellen en opnieuw inplannen op de juiste dag. Met een live, centrale planning waar ieders taak aan gekoppeld is, kon hij een betonbestelling van €10.000 annuleren die als afval zou zijn geëindigd en zijn bedrijf onnodig geld zou hebben gekost.
We bellen niet, we gebruiken geen WhatsApp-groepen, we sturen geen e-mails. Het programma is gewoon live, het is er en alle gegevens van de bouwplaats worden vastgelegd … We hadden vaak onderaannemers die op de bouwplaats arriveerden en geen werk konden afronden omdat de vorige taken niet waren voltooid. Nu hebben we volledig zicht op de voortgang van het project. Dus als er vertraging optreedt, laten we ze dat een week van tevoren weten”, legt Matt Ghinn uit.
2. Zorg voor transparantie in de voortgang van uw project
Om uw teamleden effectief te laten samenwerken, moet uw team (en uw hele bedrijf) in staat zijn transparant te communiceren. Dat is hoe iedereen tot het grote geheel komt. Als ze geen toegang hebben tot of geen bijdrage kunnen leveren aan het grote geheel, zal uw project geen betrouwbare, accurate versie van de waarheid belichamen.
De enige manier waarop u dit ideale scenario kunt bereiken, is door al uw projectgegevens naar de cloud te verplaatsen. Dit maakt een transparant beeld mogelijk van wat iedereen doet, verbindt alle punten en houdt alle teamleden te allen tijde op dezelfde pagina. Uw programma is altijd up-to-date met de juiste informatie, waarbij contextloze gegevens worden uitgefilterd.
Raul Hernandez, VP Business Development bij Grupo Provivienda, heeft de bouwtijd van zijn team teruggebracht van 310 dagen naar 60 dagen nadat ze hun masterplan en planning naar de cloud hadden verplaatst. Als woningaannemer was het belangrijk om zijn team volledig op één lijn te krijgen en aan hetzelfde programma te laten werken. Door deze verschuiving in hun werkcultuur konden hun werknemers zich inzetten voor de beloofde uitvoering en verantwoordelijkheid nemen voor het oplossen van eventuele knelpunten die op hun pad kwamen.
Voorheen kostte het ons 310 dagen om een huis te bouwen. Dat was te wijten aan de onderbrekingen tussen de activiteiten. Nu wordt hetzelfde huis in 60 dagen gebouwd. Wat het voor ons heeft veranderd, is dat we de teams met elkaar hebben verbonden via een live programma. Als je programma niet regelmatig wordt bijgewerkt, worden problemen op de bouwplaats erger omdat ze niet snel aan de juiste persoon worden doorgegeven,” zegt Raul.
3. Laat je teamleden bijdragen aan het schema, met of zonder jou als moderator
Het hele punt van connectiviteit op de bouwplaats is om iedereen op de bouwplaats real-time updates te laten leveren, of u, als projectmanager, nu op de bouwplaats bent of niet. Iedereen die in het veld aan het werk is, moet zijn telefoon kunnen checken, updates kunnen toevoegen en erop kunnen reageren, zijn commentaar kunnen geven, zodat de juiste mensen actie kunnen ondernemen om een projectbeperking te voorkomen of op te lossen.
Een centrale plek waar iedereen de voortgang kan delen, problemen kan signaleren en op werkproblemen kan reageren, is de sleutel om iedereen op één lijn te krijgen met je mijlpalen.
“Ons programma wordt bijgewerkt op het niveau van de bouwplaats. Dat betekent dat de uitvoerder ons de informatie van de bouwplaats bezorgt. Dus we krijgen foto’s; we krijgen updates. Hierdoor kan het team meer verantwoordelijkheid nemen en krijgen wij zichtbaarheid over het hele bouwteam,” voegt Matt Ghinn van VolkerFitzpatrick toe.
Stem iedereen af op uw mijlpalen, en ga vooruit met uw projectplanning
Door deze drie stappen uit te voeren, zorgt u ervoor dat uw teams op één lijn zitten en dat iedereen consequent op schema blijft, zodat u uw project met succes kunt opleveren. U kunt ook iedereen in uw project altijd op één lijn krijgen. Wij hebben een ebook dat u gratis kunt downloaden, zodat ook u bovenop uw projectmijlpalen en projectplanning kunt zitten.
