3 clés pour aligner votre équipe autour des étapes-clé d’un projet

Écrit par

Dans un projet de construction, la clé de la réussite de votre projet est de garder tout le monde aligné autour des jalons de celui-ci. Découvrez les trois secrets pour y parvenir.

Construction Collaboration | LetsBuild

Les efforts individuels sont multipliés lorsque tous les membres d’une équipe combinent leurs forces. La véritable collaboration au sein d’une équipe ne repose pas sur la force du nombre, mais plutôt sur la manière dont l’équipe travaille ensemble autour d’objectifs communs. Dans un projet de construction, la clé du succès est de faire en sorte que tous les membres de l’équipe s’alignent sur les jalons du projet. Découvrez les trois secrets pour y parvenir.

1. Rendre votre plan de projet accessible à tous les membres de votre équipe

Le planning est le cœur de votre projet. En tant que manager de projet, l’une de vos principales priorités est de maintenir le rythme de construction à un niveau régulier. Pour mener à bien votre projet, vous devez garder un rythme régulier. Abstenez-vous d’aller trop vite et évitez d’être trop détendu.

Pour les projets reproductibles, comme les immeubles d’habitation de conception similaire ou les travaux routiers dont les caractéristiques sont indiscernables, vous pouvez normaliser les processus concernés, les décomposer en tâches plus petites et les organiser dans votre programme de manière à ce qu’elles apportent une valeur ajoutée constante à mesure que votre projet avance.

En organisant les petites tâches dans un planning quotidien détaillé, vous pouvez définir avec précision les prochaines étapes, mieux contrôler le projet et anticiper les retards avant qu’ils ne causent de gros problèmes. Lorsque les tâches sont décrites en jours, tout blocage du projet n’entraînera que des retards de quelques jours. En revanche, si vous estimez les tâches de votre projet par mois, vous risquez fort d’être confronté à des retards de plusieurs mois.

Le morcellement des tâches peut avoir un impact négatif sur le rythme de votre projet et entraîner des retards importants. Planifier l’ensemble de votre projet du début à la fin est une bonne chose. Cependant, les programmes de planification à 3-6 semaines d’avance améliorent l’exécution. Le fait d’avoir des plans à court terme et de les relier à votre planning principal vous donne une meilleure flexibilité : vous êtes en mesure de définir vos prochaines étapes avec précision tout en alignant mieux votre équipe sur celles-ci.

Ebook gratuit : Pourquoi WhatsApp et Excel ne suffisent pas pour gérer des projets de construction complexes

Cependant, nous avons ce problème culturel actuel dans le secteur de la construction : les gestionnaires de projet utilisent les mauvais outils pour connecter une myriade de planning, ce qui donne lieu à des informations déconnectées au sein de leurs projets et de leurs équipes. En général, le planning principal est sous forme papier, avec des programmes détaillés dans MS Project, des mises à jour de chantier sur WhatsApp, Messenger et des textos, des rapports périmés sur Excel, et des approbations de documents dans des emails. Et ce, même sans les appels téléphoniques dans l’équation ! Avec tout votre travail éparpillé dans ces applications, logiciels et données traitées à la main, il est impossible de suivre tout ce qui se passe sur le Chantier. Vous vous souvenez qu’il y a dix ans, vous avez commencé à classer numériquement tous vos documents ? Le moment est à nouveau venu de refaire le système auquel nous sommes habitués et de commencer à transférer toutes les données et communications relatives aux projets vers le cloud.

En connectant vos équipes dans un programme centralisé, toutes vos données de projet et vos flux de travail sont reliés en temps réel. Cela permet une collaboration de qualité entre les membres de votre projet, leur donnant la possibilité de prendre des décisions opportunes sur votre projet afin de pouvoir prévoir les problèmes et les résoudre rapidement avant qu’ils ne causent un retard important.

Prenons l’exemple de Matt Ghin, le directeur de projet chez Volker FitzPatrick. Il a troqué ses MS Project, WhatsApp et Excel contre un logiciel centralisé spécifique à la construction. Lors d’une réunion, il a reçu une notification sur son téléphone concernant une tâche en retard. Il lui a suffi de consulter la tâche connexe dans son planning d’approvisionnement au sein de la même application pour reporter les camions de béton de la journée et les reprogrammer au bon jour. Le fait de disposer d’un planning central en temps réel, où les tâches de chacun sont connectées, lui a permis d’annuler une commande de béton de 10 000 euros qui aurait été gaspillée et aurait coûté inutilement à sa Société.

Nous ne téléphonons pas, nous n’utilisons pas de groupes WhatsApp, nous n’envoyons pas d’e-mails. Le programme est juste en direct, il est là et toutes les données du Chantier sont capturées… nous avions souvent des sous-traitants qui arrivaient sur le chantier et ne faisaient aucun travail parce que les tâches précédentes n’avaient pas été effectuées. Maintenant, nous avons une visibilité totale de l’avancement du projet. Ainsi, s’il doit y avoir un retard, nous les prévenons une semaine à l’avance », explique Matt Ghinn.

2. Assurez la transparence sur l’avancement de votre projet

Pour que les membres de votre équipe collaborent efficacement, votre équipe (et toute votre Société) doit être équipée pour communiquer de manière transparente. C’est ainsi que tout le monde peut avoir une vue d’ensemble. S’ils ne sont pas en mesure d’avoir accès ou de contribuer à la vue d’ensemble, votre projet n’incarnera pas une version fiable et précise de la vérité.

La seule façon d’atteindre ce scénario idéal est de transférer toutes les données de votre projet dans le cloud. Cela permet d’avoir une vue transparente de ce que chacun fait, de relier tous les points et de garder tous les membres de l’équipe sur la même longueur d’onde à tout moment. Votre programme est toujours à jour avec les bonnes informations, les données sans contexte étant filtrées.

Raul Hernandez, vice-président du développement commercial de Grupo Provivienda, a réduit le temps de construction de son équipe de 310 jours à 60 jours après avoir transféré son plan directeur et son planning dans le cloud. En tant qu’entrepreneur résidentiel, il était important que son équipe soit totalement alignée et puisse travailler sur le même programme. Ce changement dans la culture de travail a permis à ses employés de s’engager à respecter leurs promesses d’exécution et de s’approprier la résolution des contraintes qui peuvent se présenter à eux.

Avant, il nous fallait 310 jours pour construire une maison. Cela était dû aux temps d’arrêt entre les activités. Maintenant, la même maison est construite en 60 jours. Ce qui a changé les choses pour nous, c’est de connecter les équipes grâce à un programme en direct. Si votre programme n’est pas mis à jour fréquemment, les problèmes sur le chantier s’aggravent parce qu’ils n’ont pas été communiqués rapidement à la bonne personne », explique Raul.

3. Faites en sorte que les membres de votre équipe contribuent au planning, avec ou sans votre intervention

L’objectif de la connectivité sur le chantier est de permettre à chacun de contribuer aux mises à jour en temps réel, que vous, en tant que manager de projet, soyez sur place ou non. Toute personne travaillant sur le terrain doit pouvoir consulter son téléphone, ajouter et répondre aux mises à jour, apporter ses commentaires, afin que les bonnes personnes puissent prendre des mesures pour prévenir ou résoudre une contrainte du projet.

Disposer d’un endroit central où chacun peut partager l’avancement, signaler les problèmes et réagir aux problèmes de travail est la clé pour que tout le monde s’aligne sur vos étapes clés.

Notre programme est mis à jour au niveau du Chantier. Cela signifie que le superviseur des opérations nous fournit les informations du site. Nous recevons donc des photos et des mises à jour. Cela permet à l’équipe de s’approprier le projet et nous donne une visibilité sur l’ensemble de l’équipe du Chantier », ajoute Matt Ghinn de VolkerFitzpatrick.

Alignez tout le monde sur vos jalons, prenez de l’avance sur le planning de votre projet.

La mise en pratique de ces trois étapes est un moyen sûr de faire en sorte que vos équipes soient connectées et que chacun reste constamment sur la bonne voie pour garantir la réussite de votre projet. Vous pouvez également faire en sorte que tous les participants à votre projet soient alignés à tout moment. Nous avons un ebook que vous pouvez télécharger gratuitement pour que vous puissiez, vous aussi, maîtriser les jalons et le planning de votre projet.

Écrit par

Sujets:
CollaborationGestion de projet
Télécharger notre guide

Articles similaires

Menu