Pourquoi ne pouvez-vous pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel ?

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Nous avons quasiment tous utilisé WhatsApp à un moment de notre vie pour communiquer avec nos amis, notre famille et même nos collègues. Ce qui rend WhatsApp si populaire, c’est la facilité avec laquelle il est possible d’échanger des messages et des photos avec vos contacts.

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Un utilisateur peut être soit l’administrateur, soit le participant à un certain nombre de groupes WhatsApp et communiquer différemment en fonction des membres et de la portée de chaque groupe. À cet égard, WhatsApp offre des niveaux de transparence distincts qui répondent aux besoins des utilisateurs pour des flux de communication personnalisés.

Mais qu’en est-il de l’utilisation de WhatsApp dans vos projets de construction ? Cela peut-il être une bonne idée ? Pour répondre rapidement, non. Et voici pourquoi :

1. WhatsApp n’est pas spécifique au secteur de la construction

Avant tout, WhatsApp n’est pas un outil conçu pour le secteur de la construction. Conséquence : un certain nombre de problèmes se posent lorsque vous essayez de vous appuyer sur une solution numérique comme celle-là pour relier votre planification sur 3 à 6 semaines au calendrier général de projet.

De nombreux acteurs du secteur de la construction ont recours à WhatsApp pour obtenir des mises à jour en temps réel sur les nombreuses tâches et les projets en cours. Ainsi, ils exportent leur plan P6 dans Excel et essaient de le faire parvenir à temps à leurs équipes de chantier pour contrôler et suivre les rapports d’avancement. Cela leur fait perdre progressivement le contrôle de leurs tâches, car ils ne disposent pas de toutes les informations dont ils ont besoin sur l’état du projet.

Par conséquent, les coûts augmentent et les directeurs de projet se retrouvent dans une situation où ils doivent parfois passer leur dimanche entier à rédiger des rapports d’avancement pour les réunions avec les clients le lundi.

2. Les données partagées sur WhatsApp sont statiques

Les données que vous avez partagées sur WhatsApp sont statiques et n’englobent pas le contexte dont les équipes de projet ont besoin pour planifier et suivre l’avancement de leurs tâches. Si vous décidez d’utiliser WhatsApp dans le cadre de vos processus de reporting et de suivi, vous finirez par devoir employer une personne juste pour extraire sur une base hebdomadaire les informations de la plateforme afin que tout le monde puisse rester à jour.

Cette méthode se transformera donc rapidement en une approche hautement manuelle qui vous obligera finalement à travailler sur la base de programmes dépassés, tout en vous noyant dans une infinité de fragments d’informations critiques dénués de tout contexte ou de tout rapport avec les tâches correspondantes.

3. WhatsApp n’est pas conçu pour la collaboration

Sachant que de nombreux acteurs de la construction utilisent encore du papier et un stylo ou d’interminables échanges d’e-mails, il n’est pas surprenant que WhatsApp puisse sembler être une amélioration dans la manière dont vous communiquez les retours et les dernières mises à jour avec le reste de votre équipe.

Cependant, la vérité est que WhatsApp n’est pas conçu pour prendre en charge un écosystème dynamique de données où les problèmes critiques doivent être signalés et traités en temps réel. Le manque de contexte et de dépendances autour des données collectées entraîne une perte de temps considérable pour les directeurs et les gestionnaires de projet qui doivent faire des allers-retours avec toutes les sources.

Tout cela finit par créer un goulot d’étranglement pour leurs projets car ils ne disposent pas de toutes les informations nécessaires pour prendre la bonne décision.

4. Absence de responsabilité

Que la construction souffre d’une forte culture du blâme n’est pas un secret. L’utilisation de WhatsApp peut nourrir cette attitude, et dissuader les parties prenantes de partager toutes les informations nécessaires en même temps, de peur d’être tenues responsables de l’échec du plan original.

Inutile de dire que cela ajoute à la confusion et rend la vie encore plus difficile aux directeurs de projet et aux contremaîtres, qui ont une visibilité limitée sur leurs projets. Ils finissent par rater des informations cruciales, en raison d’un trop grand nombre de canaux différents sans aucun lien entre eux.

5. Le manque de lien entre les applications multiples

Quelle que soit la taille ou la nature de vos projets de construction, une chose est sûre. Toutes vos plateformes devraient être connectées en temps réel afin de veiller à ce qu’aucune information ne soit perdue ou communiquée en retard.

WhatsApp peut permettre de fournir vos informations en temps réel, mais d’une manière isolée rendant impossible pour vos équipes de chantier comme les personnes en salle de réunion d’évaluer l’importance d’une mise à jour au moment où elles les reçoivent. En d’autres termes, quoi que vos équipes aient à rapporter, elles ne disposent pas du contexte permettant de déterminer le caractère critique des informations.

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À présent, vous comprenez bien pourquoi la gestion de vos projets de construction avec WhatsApp peut vous conduire à dépasser les délais et le budget. Mais il est temps de passer à l’action !

L’heure est venue d’admettre que LetsBuild peut améliorer la collaboration entre vos équipes et devenir le chaînon manquant entre votre programme général et votre planification sur 3 à 6 semaines. Ainsi, vous pourrez segmenter vos différents flux de communication tout en conservant une visibilité totale sur vos multiples tâches et projets.

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