Comment la communication par courriel nuit à la livraison des projets

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Beaucoup de gens dans la construction sont accros aux e-mails. Ils ne peuvent même pas imaginer comment ils pourraient communiquer avec leurs équipes d’une manière différente. Mais maintenant, il est évident que cela ne devrait pas être le cas.

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Combien de fois avez-vous envoyé un courriel important à quelqu’un sans recevoir de réponse? Et quel effet cette absence de réponse à votre courriel a-t-elle eu sur l’avancement de votre projet?

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Malheureusement, cela arrive bien plus souvent qu’on ne le pense et, surtout, bien plus souvent qu’il ne le faudrait. Il n’est pas exagéré d’affirmer que la communication par courriel est l’un des principaux facteurs qui nuisent à la livraison d’un projet dans le secteur de la construction.

Selon une étude menée par Mail Manager, près de 90% des entreprises de construction participantes ont admis qu’un accès rapide et simple aux informations des projets était l’une de leurs principales préoccupations. Et comme si cela ne suffisait pas, 99% des participants ont souligné le fait qu’ils devaient revenir sur des projets antérieurs et retrouver des informations importantes partagées par courriel.

Cette réalité problématique est également vérifiée par la récente enquête de LetsBuild sur la gestion de projet, dans laquelle de nombreux participants ont indiqué que l’absence de réponse aux courriels était la chose la plus frustrante dans la communication et le suivi de leurs plans à court terme.

Si l’on tient compte du fait que 98,2% des participants à l’enquête utilisent le courriel pour partager des mises à jour et communiquer avec leur équipe au sujet de leurs prévisions à 3-6 semaines, il devient rapidement évident que la communication par courriel est une source de souffrance importante pour la construction. Plus spécifiquement, l’utilisation de courriels peut nuire à la visibilité du projet et obliger la chaîne d’approvisionnement à travailler de manière isolée, ce qui compromet gravement l’ensemble du projet.

5 raisons pour lesquelles les courriels feront échouer votre projet de construction 

Nous avons brièvement décrit ci-dessus pourquoi la communication par courriel n’est plus adaptée au secteur de la construction. Mais il est maintenant temps d’approfondir les différentes façons dont les courriels peuvent faire échouer votre projet et vous empêcher, vous et votre équipe, de respecter les délais et le budget.

1. Absence de réponse à des courriels cruciaux

Le suivi des demandes critiques du chantier est essentiel au succès d’un projet de construction. Comme le montre notre enquête sur la gestion de projet, la communication par courriel ne peut pas répondre à ce besoin à long terme, et ce, pour une raison simple. Lorsque la quantité de mises à jour et d’informations est aussi élevée que dans un projet de construction, il est très probable que certaines des parties prenantes ratent un courriel important, soit parce qu’elles ne veulent pas faire face à une situation, soit simplement parce qu’elles l’ont oublié.

Les mises à jour cruciales sont continuellement perdues dans des fils de discussion par courriel interminables, ce qui entraîne une augmentation des temps d’arrêt, des malentendus coûteux et des délais non respectés. 

2. Une charge de travail administrative excessive

Les personnes dans le secteur de la construction passent en moyenne 40% de leur temps à rechercher des mises à jour, à rédiger manuellement des rapports et à assister à des réunions interminables. De toute évidence, les courriels sont également à blâmer pour ce cauchemar administratif.

Les mises à jour partagées par courriel n’ont généralement aucun lien direct avec le plan directeur. Autrement dit, ceux qui reçoivent les courriels sont incapables de vérifier comment la mise à jour qui vient d’arriver dans leur boîte de réception peut affecter le développement du projet.

Ainsi, le processus décisionnel est retardé et, dans de nombreux cas, les managers de projet finissent par passer les mauvais appels. Il va sans dire que cette approche ouvre la voie à des conflits juridiques et alimente la culture des reproches dans le secteur de la construction.

3. Les courriels ne sont pas adaptés à la construction

Nous l’avons déjà constaté par le passé lors d’analyses concernant l’utilisation d’outils tels que WhatsApp et Excel dans la construction. Et il en va de même pour les courriels. Tous ces outils peuvent être extrêmement utiles lorsque quelqu’un compte sur eux dans sa vie personnelle, mais ils ne conviennent pas au secteur de la construction.

Guide: Pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

Le courriel n’est pas un outil que vous pouvez utiliser pour permettre à vos équipes de projet d’échanger des mises à jour cruciales en temps réel et de collaborer de manière fluide. Les données deviennent statiques et obsolètes dès qu’elles arrivent dans votre boîte de réception.

Il va sans dire que cela pourrait avoir un effet dévastateur sur le développement du projet, étant donné que toutes les parties prenantes doivent prendre des décisions cruciales sans avoir une compréhension claire de ce qui se passe sur le site.

4. La communication par courriel est une communication cloisonnée

Les courriels ne sont pas conçus pour la collaboration. Au contraire, ils peuvent perturber votre flux de travail et vous jeter dans une discussion cloisonnée avec seulement certains de vos collègues. Cela signifie que des informations cruciales finissent par rester piégées dans la boîte de réception de quelques personnes seulement, laissant de nombreuses parties prenantes sans accès à toutes les informations dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches aussi efficacement que possible.

De plus, les documents ou les fichiers partagés sur un fil de discussion par courriel ne sont pas consultables et ne peuvent être trouvés par plusieurs parties prenantes. Cela conduit à une situation où une équipe de projet entière ou même une organisation doit compter sur certains membres de l’équipe qui détiennent des informations d’une importance capitale dans leur boîte de réception personnelle.

Imaginez simplement l’impact que cela peut avoir sur un projet si ces personnes cessent soudainement de faire partie de cette société. Des informations inestimables deviendraient automatiquement inaccessibles et pourraient coûter à votre projet à la fois du temps et de l’argent.

5. Manque de responsabilité

Le partage des tâches par courriel peut fonctionner si deux ou trois personnes au maximum participent à la discussion. Cependant, lorsqu’une conversation comprend une chaîne de contacts et un grand nombre de tâches, la communication peut rapidement devenir difficile, provoquant la confusion et faisant finalement dérailler votre projet.

Dans de tels cas, la responsabilité reste floue, car chaque partie prenante pourrait reporter le blâme sur quelqu’un d’autre pour une mauvaise compréhension des informations partagées par courriel. Et les choses peuvent se compliquer davantage si l’on considère que les courriels peuvent finir parmi les spams ou être négligés au beau milieu de la pléthore de messages non pertinents que chacun d’entre nous reçoit quotidiennement.

Qui faut-il blâmer alors ? Est-ce la personne qui a envoyé l’information ou celle qui n’a jamais vu le courriel ? C’est un équilibre très mince qui peut souvent mener votre projet à des coûts supplémentaires et à des litiges sans fin.

Il existe de meilleures alternatives que l’utilisation du courrier électronique

Beaucoup de personnes dans le secteur de la construction sont accros aux courriels. Elles ne peuvent même pas imaginer comment elles pourraient communiquer différemment avec leurs équipes. Mais il est évident que cela ne devrait pas être le cas. Quels que soient leur taille ou leur type, la plupart des projets de construction ne réussiront que si leurs équipes restent connectées, suivent les mêmes processus et signalent les problèmes critiques dès qu’ils apparaissent.

Pour cela, vous aurez besoin d’un outil qui vous permettra de partager les dernières mises à jour et de travailler sur votre planification à court terme sans perdre votre connexion au calendrier général. Toutes les informations seront partagées dans un dépôt central de données garantissant que toutes les parties prenantes de la chaîne d’approvisionnement auront la visibilité nécessaire pour accomplir leurs tâches sans aucun accroc.

Une telle approche évitera aux managers de projet d’être encore submergés par l’obligation de prendre des mesures lors de chaque mise à jour qui leur est communiquée. Autrement dit, ils ne seront plus le goulot d’étranglement pour leurs équipes. Chacun disposera des données nécessaires pour prendre des décisions plus intelligentes plus rapidement. Et tout sera enregistré grâce à un audit trail mis à jour en continu.

Cela vous permettra progressivement d’éviter des erreurs coûteuses, de réduire les interruptions et de vous rapprocher du respect des délais de livraison sans compromettre la qualité.

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Sujets: Gestion de projet
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