Planification stratégique: avez-vous les bons outils pour rester sur la bonne voie ?

Les calendriers stratégiques à trois semaines (également appelés planification à 3-6 semaines) font partie intégrante de tout projet de construction, quel(le) qu’en soit le type ou la taille. L’objectif principal de la planification stratégique est d’aider les équipes à préparer les objectifs et les activités du projet pour les trois à six prochaines semaines.

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En d’autres termes, elle permet aux agents de projets de bien comprendre quels matériaux ils doivent commander ensuite, quelles tâches doivent être accomplies et/ou vérifiées et s’il y a des non-conformités nécessitant une attention particulière.

Chacune de ces actions est un flux de travail en soi et doit être soigneusement liée au plan global pour garantir que tout se déroule comme prévu.

En ce sens, les calendriers stratégiques sont inextricablement liés au plan directeur et toute modification qui y est apportée peut avoir un impact direct sur l’avancement de l’ensemble du projet.

Par exemple, le moindre retard sur une seule activité sur le chantier peut amener les sous-traitants à errer sur le terrain pendant des semaines sans pouvoir terminer le travail qui leur a été confié. De même, les projets de construction peuvent subir de sérieux retards pouvant donner lieu à des litiges juridiques et à des dépassements de budget.

C’est la raison pour laquelle une collaboration impeccable à travers toute la chaîne d’approvisionnement est essentielle. Toutes les parties prenantes doivent pouvoir se connecter les unes aux autres en temps réel et s’appuyer sur des données précises pour prendre rapidement des décisions intelligentes.

Pour ce faire, elles doivent avoir accès au programme en direct et aux outils adéquats. C’est là que le problème commence pour de nombreux gestionnaires et directeurs de projets à travers le monde.

Pour tenter d’éclairer la façon dont les équipes de projets peuvent maintenir leur planification sur la bonne voie, nous présentons ci-dessous trois questions cruciales que tous les gestionnaires de projets doivent prendre en considération pour assurer le succès de leurs projets.

3 questions que tous les gestionnaires de projets devraient se poser

La numérisation de vos systèmes et processus pour maintenir vos équipes connectées n’est pas un remède en soi. Certaines mesures doivent être prises et certaines questions doivent être posées afin que vous puissiez mieux gérer les interruptions, éviter les erreurs et perdre moins de temps dans des tâches administratives coûteuses.

Plus précisément, voici les trois principales questions que vous devriez toujours vous poser lorsque vous commencez à travailler sur votre planification stratégique :

Pourrais-je perdre moins de temps sur des tâches administratives ?

De nombreux acteurs du secteur de la construction perdent près de 40 % de leur temps à rechercher des mises à jour, à rédiger des rapports interminables ou simplement à assister à des réunions. Le pire dans tout ça ? Ils semblent croire que les réunions interminables et la charge de travail administratif excessive ne sont qu’une partie du travail.

Mais la vérité est qu’il ne devrait jamais en être ainsi. Tout d’abord, vous ne devriez pas passer votre temps à générer des rapports qui pourraient être automatisés en 3 clics ou à rechercher des données critiques dans plusieurs sources au lieu d’une seule source exacte toujours à jour.

De plus, il n’y a aucune raison pour que les équipes de projets se retrouvent piégées dans des réunions qui prennent beaucoup plus de temps que nécessaire, simplement parce que de nombreux participants manquent de visibilité sur le projet. Cela ne fait que générer encore plus de méfiance entre les collaborateurs et alimenter la culture des reproches tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Dans de telles circonstances, la microgestion devient partie intégrante des opérations quotidiennes, entraînant encore plus de travail administratif et de mauvaises relations entre les parties prenantes. 

C’est pourquoi, la prochaine fois que vous commencerez à penser à votre planification stratégique, vous devrez prendre un moment pour vous demander si vous ne pourriez pas consacrer moins de temps à vos tâches administratives.

La réponse à cette question sera très probablement « oui » et elle pourrait ouvrir la voie à une nouvelle façon de travailler et de gérer vos projets. Après tout, vous n’avez pas rejoint la construction pour assister à des réunions toute la journée, mais pour donner quelque chose en retour à la société.

Mes outils sont-ils spécifiques à la construction ?

C’est la deuxième question que vous devez vous poser si vous voulez accroître la productivité de votre projet et assurer la réussite de votre plan stratégique.

Les agents de projets ont tendance à croire que les outils qu’ils utilisent sont adaptés à leur objectif et faits pour collaborer avec différentes parties prenantes dans le cadre de leurs projets de construction. Dans de nombreux cas, la vérité est bien différente.

Guide: Pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel

Surtout lorsqu’il s’agit d’outils comme WhatsApp, Email et Excel qui ne sont pas élaborés dans la perspective de la construction. Ces outils peuvent être très utiles dans votre vie personnelle, mais ils ne sont pas spécifiques à la construction. De manière plus analytique :

• Ils ne sont pas aptes au temps réel, imposant aux gens de travailler sur des informations obsolètes.
• Les données partagées via ces derniers ne sont pas liées au plan directeur. En d’autres termes, les données sont statiques.
• Les informations sont dispersées sur de nombreuses plateformes différentes, ce qui rend la génération de rapports cauchemardesque.
• Ils ne permettent pas la collaboration entre les parties prenantes internes et externes, ce qui rend encore plus difficile l’effort de connexion de toutes les équipes sur le terrain.

Il devient évident que l’utilisation de mauvais outils peut réellement avoir un impact sur votre planification stratégique. Vos équipes n’auront pas un aperçu en temps réel du projet et il n’y aura pas de clarté sur qui est responsable de quoi, ce qui entraînera une prise de décision lente et dysfonctionnelle.

Donc, la prochaine fois que vous serez sur chantier, posez-vous donc cette question. Sinon, vous risquez de ressentir rapidement que vous perdez le contrôle et de devenir le goulot d’étranglement de votre propre projet.

Pourrais-je standardiser davantage ?

Le prochain grand pari est la standardisation. Vous pensez peut-être que les projets de construction varient à la fois en termes d’objectif et de taille, et donc que la standardisation n’est pas toujours une option. Mais la vérité est bien différente.

Quel que soit le type de votre projet, 80 % du processus est toujours le même. Ainsi, la standardisation de la manière dont vous concevez, collaborez et finalement construisez est une option valable. Plus important encore, cela vous soulagera d’une grande partie de la pression et vous permettra d’éviter les erreurs avant qu’elles n’apparaissent ou à signaler les problèmes critiques à un stade précoce.

En particulier parce qu’il y a un grand nombre de subalternes et de spécialistes différents sur le chantier, il est primordial que chacun suive un contexte bien défini au lieu d’avoir sa propre façon de faire les choses.

Bien entendu, l’adoption d’un nouveau système et d’un nouveau processus est également un défi à ce stade, mais ce n’est pas une raison pour reculer dans votre initiative de standardisation. Si vos collaborateurs peuvent utiliser un smartphone et des services bancaires mobiles, ils devraient être en mesure de manipuler un outil numérique qui apportera plus de clarté à leur façon de travailler et leur enlèvera une partie de leur frustration quotidienne.

Mais ils doivent d’abord comprendre l’intérêt qu’ils ont à changer leurs habitudes sur chantier. C’est là que la question initiale « pourrais-je standardiser ? » vous mènera ensuite. Ne standardisez pas pour le bien de la technologie, mais pour le bien de vos équipes, afin de préserver votre planification stratégique et, par extension, l’ensemble de votre projet.

Vos outils ne doivent pas seulement être « assez bons »

Après vous être posé les trois questions présentées ci-dessus, vous avez déjà pris de l’avance sur vos concurrents. Mais vous ne devez pas vous arrêter là. Être « assez bon » ne doit pas être l’état souhaité.

Bien sûr, vous arriverez à mener à bien votre projet en utilisant un outil « assez bon » tel que WhatsApp et Excel. Toutefois, vous devez tenir compte du coût réel qu’implique une telle décision. Car, à long terme, ce sera très probablement un choix assez coûteux.

Cela étant dit, voici quelques éléments que vous devez rechercher concernant les outils que vous mettrez en œuvre pour gérer votre planification stratégique et vos projets :

• Ils doivent permettre une collaboration sans faille et lier en temps réel toutes les mises à jour des projets au plan global.
• Ils doivent être connectés à une source de vérité unique, permettant à chacun de rester sur la même longueur d’onde et facilitant l’automatisation du processus d’élaboration de rapports.
• Ils doivent offrir un audit trail détaillé et toujours à jour qui permettra aux parties prenantes du projet de voir ce qui s’est passé dans le passé. Cela vous protégera également de tout litige juridique qui pourrait mettre en danger l’avancement de votre projet.
• Toutes les applications doivent être reliées sur la même plateforme. Pas besoin de courir après les derniers rapports d’avancement sur le terrain.
• Ils doivent être faciles à utiliser pour faciliter l’adoption sur le terrain.
• Dernier point, mais certainement non des moindres, ils doivent être spécifiques à la construction. Choisissez des outils qui ont été élaborés en tenant compte des réels besoins des personnes qui travaillent effectivement dans la construction.

Tout ce qui précède n’est qu’une partie des paramètres que vous devez prendre en considération. Afin de vous aider à réduire le travail administratif et à améliorer la communication autour de votre planification stratégique, nous avons élaboré un guide détaillé qui explique comment vous pouvez respecter les délais et le budget sans compromettre la qualité.