10 façons d’amener vos équipes sur site à utiliser un logiciel de construction

getting field teams to use construction software

Démarrer l’aventure numérique de votre entreprise n’est pas chose facile. Une lourde gestion des ressources, des initiatives audacieuses et des efforts permanents sont nécessaires pour parvenir à convaincre l’ensemble de vos employés de passer au numérique.

Aussi bien les équipes de terrain que les personnes au bureau peuvent parfois être réfractaires au changement, ceci à cause de leur réticence à modifier leur façon de travailler au quotidien ou à cause de la méfiance vis-à-vis des outils récemment implémentés.

C’est là que votre mission en tant qu’expert en logiciels de construction commence. Il est essentiel de comprendre ce qui freine l’adoption du numérique dans le cas de votre organisation et d’agir en conséquence.

Bien sûr, il s’agit là d’un projet à long terme. Comme souligné par McKinsey et Company, il existe un écart qui se creuse de façon permanente entre les leaders du marché et les retardataires quant à l’adoption des méthodes analytiques avancées. Dans le long terme, ce fossé qui ne cesse de croître aura pour conséquence la perte de compétitivité de nombreuses entreprises.

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La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est pas trop tard pour que votre entreprise adopte une approche de travail axée sur les données, reprenne le contrôle du déroulement des projets et bénéficie des avantages d’une meilleure productivité ainsi que de la diminution des retards et des taux de défauts de qualité.

Quel que soit votre avancement en matière d’adoption du numérique, découvrez nos 10 conseils incontournables pour faire en sorte que vos équipes de terrain utilise un logiciel de construction :

1. Vous concentrer sur la standardisation en premier lieu

La standardisation de vos systèmes et processus doit toujours être considérée comme la priorité numéro un. Avant même de choisir une solution numérique pour votre projet, il est d’une importance capitale que vos équipes sur le chantier soient bien formées et prêtes à effectuer leur part du travail au bon moment et conformément aux normes et spécifications définies.

Plus vous définissez votre workflow correctement, et plus il sera facile pour vous et vos équipes de terrain de comprendre l’intérêt du nouvel outil et de l’utiliser de façon adéquate. Si ce n’est pas le cas, la présentation d’un logiciel de construction aux personnes sur le chantier risque d’ajouter davantage de confusion à leur travail.

D’autre part, un processus standardisé est un processus pouvant être reproduit. Vous pouvez toujours l’améliorer en fonction des retours obtenus de la part des personnes sur le terrain pour vos projets.

2. Développer votre culture du numérique

Une fois que votre projet a été optimisé et que les différentes étapes ont été définies de façon détaillée vient le temps de travailler sur votre culture du numérique.

La première mesure que vous devez prendre dans cette direction est d’expliquer à vos équipes de terrain l’intérêt des outils numériques récemment implémentés et de leur montrer comment le logiciel de construction leur permettra de travailler de façon plus intelligente et plus rapide s’ils sont utilisés correctement.

À cette étape, attendez-vous toujours à rencontrer un certain scepticisme, car il peut être difficile pour certains membres de vos équipes de terrain de voir l’intérêt à long terme de l’implémentation d’un logiciel de construction dans votre projet.

C’est pourquoi vous devez être prêt à leur montrer ce qu’il peut leur offrir d’un point de vue personnel. Par exemple, l’implémentation réussie d’une solution numérique peut être synonyme de moins de temps passé sur le chantier et davantage de temps à la maison. Ceci peut motiver de nombreuses personnes à adopter une nouvelle façon de travailler et permettre de gagner du temps et de fournir moins d’efforts.

3. Commencer doucement, apprendre rapidement

Lorsque vous travaillez sur le déploiement d’une solution numérique, commencez doucement. Tenter d’implémenter un outil numérique sur l’ensemble de l’entreprise d’un seul coup risque de ne pas fonctionner. Démarrez cette relation numérique à long terme progressivement et en appliquant le mantra « Penser grand, commencer doucement, apprendre rapidement ».

De cette façon, vous donnez à tous les membres de votre équipe le temps de se familiariser avec la nouvelle solution numérique tout en minimisant le risque que des erreurs pouvant être coûteuses soient faites.

Aussitôt que le déploiement initial est effectué, vous devez revenir en arrière et analyser le processus dans son ensemble afin de voir ce qui pourrait être mieux fait la prochaine fois. En fonction des conclusions obtenues, vous pouvez ajuster la deuxième étape de votre déploiement et procéder avec celle-ci de façon plus efficace.

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4. Mettre en place les éléments fondamentaux

Notre conseil suivant est dans la continuation du précédent. Avant de commencer à explorer les fonctionnalités plus avancées de votre nouveau logiciel, mettre en place les éléments fondamentaux est une très bonne idée.

Cette exploration progressive de la plateforme donnera à vos équipes sur le chantier le temps nécessaire pour se sentir à l’aise avec l’utilisation du logiciel et voir les avantages qu’elle apporte au projet.

D’autre part, en évitant de mettre trop de pression sur les épaules de vos ouvriers prématurément, vous leur offrez la possibilité d’essayer l’outil par eux-même et de se familiariser avec ce dernier.

5. Encourager l’implication de groupe

À l’heure actuelle, il existe de nombreux types de logiciels de construction différents sur le marché. Indépendamment du type de solution que vous avez choisi pour votre équipe, une chose est certaine : le logiciel que vous utilisez doit être en mesure d’interagir.

Ceci permettra à vos équipes de terrain d’échanger des documents, des informations relatives au projet, et d’assigner des tâches en temps réel. Ceci non seulement comblera le fossé entre l’administratif et le terrain, mais motivera par ailleurs vos ouvriers sur le chantier à s’impliquer davantage avec le logiciel et à utiliser un plus grand nombre de ses fonctionnalités.

6. Considérer la formation comme une priorité

La formation est une partie essentiel de l’intégration et il va sans dire qu’elle doit être l’un des paramètres les plus influents quant au processus de sélection de votre logiciel de construction.

Avant que vous ne fassiez votre choix final, vous devez discuter de ceci avec votre fournisseur de logiciels et demander un plan d’action détaillé concernant la formation de vos équipes (tant sur le terrain qu’au bureau). Ceci sera une indication importante quant à la qualité du service client que vous êtes sur le point d’obtenir à l’avenir.

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Pour ce qui est de la formation, si celle-ci est effectuée correctement, elle peut véritablement accélérer l’adoption de la nouvelle solution numérique par vos équipes de terrain. Idéalement, chaque équipe doit bénéficier d’une démonstration personnalisée de l’outil en fonction de son rôle dans le projet. Il est essentiel que la plus grande partie de la formation soit effectuée sur le chantier, ainsi, chacun prend bien conscience de la façon dont l’outil sera utilisé au quotidien.

Pour terminer sur ce point, il est important qu’il y ait un point de contact fixe pour les équipes de chantier lorsqu’elles rencontrent un problème avec le logiciel. Ceci mettrait encore davantage en confiance les ouvriers sur le chantier vis-à-vis de leur expérimentation du logiciel. Ils doivent également se sentir libres de poser autant de questions que nécessaire afin qu’ils puissent tirer le maximum du nouvel outil dont ils disposent.

7. Exposer les tâches et devoirs principaux au sein de chaque équipe

Être en mesure de déterminer les tâches et responsabilités principales de chaque équipe de terrain et de ses membres peut faire des miracles. L’adoption d’un nouvel outil numérique est déjà en elle-même un événement pouvant apporter une certaine confusion auprès de vos collègues.

Pour éviter davantage de désordre sur le chantier, vous devez proposer à votre équipe une ligne directrice solide quant à la façon dont vous souhaitez que le logiciel soit utilisé et à quelle fréquence. En faisant ainsi, le personnel sur le terrain se sentira bien plus à l’aise avec ses nouvelles habitudes de travail et pourra être témoin de l’intérêt de ce passage au numérique beaucoup plus rapidement.

Ceci aura pour conséquence le développement plus rapide de l’aventure numérique au sein de votre organisation, avec des résultats nettement meilleurs.

8. Consulter régulièrement vos équipes de terrain

À présent, tous vos systèmes devraient être au point et en cours d’utilisation, mais il est important que vous gardiez un contact avec vos équipes de terrain afin de garantir que tout le monde utilise la nouvelle solution logicielle sans difficultés.

Il existe de nombreuses manières d’y parvenir. Par exemple, vous pouvez mettre en place une réunion toutes les deux semaines avec les ouvriers sur le chantier et un représentant du service client de votre fournisseur de logiciels. Au cours de la réunion, vous pourrez discuter des éventuelles difficultés rencontrées par vos équipes lorsqu’elle utilisent l’application.

Idéalement, votre projet sera assigné à un représentant du service client spécifique qui connaît votre équipe afin que les choses avancent plus vite et qu’il y ait davantage de confiance entre les deux parties.

Cette réunion bihebdomadaire pourrait ensuite être couplée avec une réunion interne où tout le monde apporterait sa contribution sur la façon dont l’utilisation de l’outil pourrait être optimisée.

Outre la mise en place de ces réunions, il est primordial que vous examiniez en permanence le degré d’implication numérique de votre équipe. L’appli est-elle utilisée autant qu’elle le devrait et conformément aux tâches et responsabilités principales ? Si ce n’est pas le cas, pour quelles raisons ? Cette analyse des données sur le chantier peut vous permettre d’aller plus loin, comme nous l’aborderons dans le point suivant.

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9. Analyser vos données en permanence

Les données sont votre allié le plus précieux dans ce processus long et parfois douloureux. Elles sont la source de vérité objective pouvant vous offrir un aperçu précis quant à la bonne implémentation du nouveau logiciel de construction dans votre organisation ainsi que sa bonne utilisation par les équipes sur le terrain.

Il existe de nombreux critères de référence qui peuvent vous permettre d’y parvenir. Plus précisément, vous pouvez commencer par mesurer le degré d’implication de vos employés puis analyser son impact sur le chantier en matière de productivité, de qualité de la communication et de taux de défauts de qualité.

Dans un scénario idéal, l’implémentation du nouveau logiciel doit mener à moins de retards, à des coûts réduits, et plus généralement à une meilleure performance sur le chantier.

Adopter cette approche basée sur les faits sera également très utile pour identifier rapidement les domaines nécessitant davantage d’attention et faire en sorte que votre projet ne se transforme pas en une « tour de Babel numérique ».

10. Reproduire le schéma sur les futurs projets

Nous avons déjà fait référence à l’importance de standardiser l’ensemble des systèmes et processus de votre projet de façon à ce qu’ils puissent être reproduits dans le futur. Il n’est pas bien difficile de comprendre pourquoi ceci peut complètement modifier la donne pour votre entreprise par la suite.

Plus vous reproduisez ce processus de nombreuses fois, meilleurs seront les résultats que vous obtiendrez. En plus de cela, tandis que vous passez d’un projet à l’autre, davantage de membres de votre équipe sur le terrain expérimentent ce processus et s’adaptent d’autant plus facilement à l’implémentation des nouveaux outils.

Il s’agit d’une aventure de type « apprentissage par le modèle et la reproductivité » où vous-même ainsi que vos collègues sur le chantier gagnerez constamment en « maturité numérique ».

En conclusion

Implémenter une nouvelle solution numérique dans votre projet en construction n’est pas un jeu d’enfant. Une confusion peut faire son apparition, aussi bien pour les ouvriers sur le chantier que dans le bureau. Chez LetsBuild, nous comprenons l’importance d’établir de solides fondations tandis que votre transformation numérique en est à ses débuts.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la manière dont nous avons permis à plusieurs entreprises de construction dans le monde entier de bien démarrer leur aventure numérique, n’hésitez pas à jeter un coup d’œil à quelques-unes de nos anecdotes d’intégrations réussies.

Mais revenons à votre cas ! Quels sont les principales difficultés que vous rencontrez en ce qui concerne l’implémentation de solutions numériques dans votre projet ? Avez-vous des conseils sur la façon d’inciter vos équipes de terrain à utilisent un logiciel de construction ?

Topics: Collaboration

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