Comment connecter le chantier au bureau sans la moindre difficulté

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L’élément clé de la réussite d’un projet de construction est une bonne communication. Quiconque travaille sur un projet doit savoir exactement comment il s’intègre, quel est son rôle et ce que l’on attend de lui – y compris le gestionnaire de projet.

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De nombreux projets dérapent, parfois en raison de circonstances tout à fait imprévues. Mais souvent, les choses tournent mal à cause d’une mauvaise communication, en particulier entre les personnes sur le terrain et celles au bureau. Une telle situation peut entraîner des accusations et, dans le pire des cas, être soumise à l’arbitrage d’un tribunal. Le projet se fait alors connaître pour toutes les mauvaises raisons.

Celui qui lit ceci et pense déjà garantir une communication de haut niveau et ne pas être concerné est sur une pente glissante. Il existe toujours de nouvelles façons de connecter vos équipes et de renforcer la collaboration à travers la chaîne d’approvisionnement.

Mais la construction est un secteur où les habitudes ont la dent dure. L’excès de travail administratif, l’absence de standardisation et une culture du litige sont considérés par beaucoup comme faisant partie du métier. Il va sans dire que cela ne devrait pas être le cas.

Après tout, vous n’avez pas rejoint le secteur de la construction pour rédiger des rapports interminables, assister à de longues réunions et traiter des appels téléphoniques inutiles. Vous avez décidé de travailler dans la construction parce que vous vouliez participer activement à des projets de construction intéressants et faire la différence.

Pourquoi une forte culture numérique est importante

Certaines parties du secteur continuent de résister à la technologie et de s’appuyer sur des systèmes voués au papier et au crayon. Suivre l’ensemble du processus lorsque la planification et l’organisation de projets reposent sur des méthodes papier, peut s’avérer très difficile. Il peut en résulter des erreurs et de la confusion, surtout si des documents vitaux disparaissent pour une raison quelconque. Et si vous n’avez pas convenu d’une approche standardisée avec vos sous-traitants, de nombreux problèmes peuvent également survenir.

C’est là que la numérisation entre en jeu. L’établissement d’une culture numérique forte peut nécessiter certains investissements, mais les avantages peuvent être extrêmement gratifiants – augmentation de la productivité, réduction du travail administratif et diminution du stress et de la frustration des personnes impliquées. On ne sait jamais, vous pourriez même livrer le projet en avance !

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Mais il faut que tout le monde joue le jeu. La transformation numérique d’une organisation est un effort collectif qui ne peut pas être imposé par le directeur général. Elle doit commencer sur le chantier et se poursuivre jusqu’au bureau.

En outre, vous devez toujours garder à l’esprit que la standardisation est une composante vitale d’une culture numérique saine, et ce, pour une raison simple. Si vous avez des subalternes qui utilisent des logiciels, des applications ou une technologie différents qui ne sont pas à jour, cela peut créer des problèmes tels qu’une perte d’informations, une mauvaise communication et des interruptions de projet qui auraient pu être évitées.

80 % du processus de construction est toujours le même

Parfois, les gens du secteur de la construction pensent qu’il est impossible de faire suivre aux équipes une méthode de travail standardisée. Ils perçoivent les processus préalablement conçus et standardisés comme inutiles ou trop difficiles à implémenter, car chacun a sa propre façon de faire.

Jamais toutes les équipes ne prendront le temps d’utiliser un outil pour compléter des checklists, partager des mises à jour de l’avancement ou établir une liste de problèmes. Pourtant, rien n’est moins vrai.

Quel que soit votre projet de construction, dans la grande majorité des cas, 80 % de tous les processus de construction restent les mêmes. Que vous construisiez un pont, une école ou un hôpital, vous devrez toujours garder vos équipes connectées si vous voulez mener à bien vos projets dans les délais et le budget impartis.

Au bout du compte, il s’agit plutôt de trouver le bon flux de travail et les bons outils spécifiques à la construction qui peuvent soutenir ce changement de paradigme.

Ce n’est qu’alors que vous pourrez combler le fossé entre le chantier et le bureau et, plus important, ajouter un contexte à toutes vos données. En d’autres termes, vous devez vous assurer que votre planification à court terme est inextricablement liée à votre calendrier général et que les équipes de projet peuvent prendre des décisions éclairées en temps réel en fonction de cette dépendance.

Éliminer le travail administratif excessif et ouvrir la voie à la confiance

De nombreux gestionnaires de projet consacrent jusqu’à 40 % de leur journée à des tâches administratives. Et la raison principale en est, bien sûr, la culture généralisée des reproches et de poursuites judiciaires dans la construction. En consacrant tout ce temps à rechercher des mises à jour, à rédiger des rapports ou simplement à assister à des réunions, les gestionnaires de projet tentent de protéger leurs problèmes d’erreurs coûteuses ou de malentendus qui pourraient retarder leur projet.

Inutile de dire qu’une telle approche ne devrait pas être la norme pour le secteur. Pourtant, tout cela est dû à l’absence de communication claire et de collaboration transparente entre les différentes équipes.

Résultat, les gestionnaires de projet doivent s’appuyer sur la microgestion et une double vérification auprès de leurs équipes en se rendant sur place pour voir réellement ce qui se passe. Ou, dans le meilleur des cas, ils doivent demander à leurs équipes une quantité excessive de mises à jour via WhatsApp, des appels ou des e-mails.

Et cette approche ne fonctionne encore pas dans de nombreux cas, car les données partagées sont statiques. En d’autres termes, il manque le contexte nécessaire qui permettrait aux gestionnaires de projet de suivre l’impact de chaque mise à jour de la planification stratégique et du plan directeur.

Une fois de plus, il devient évident que des outils comme Excel et WhatsApp ne sont pas adaptés à la construction. Ils ne sont pas conçus pour ce secteur et ils ne peuvent donc pas prendre en charge les processus complexes et les interdépendances inhérentes à chaque projet. C’est là que tous les gestionnaires de projet doivent concentrer leurs efforts afin de réduire la charge de travail administratif et rétablir la confiance dans des relations contractuelles.

Disposez-vous des bons outils pour connecter votre chantier au bureau ?

Il est désormais clair que le choix d’un outil numérique conçu pour le secteur de la construction est essentiel. Mais avant cela, il est crucial que les gestionnaires de projet comprennent que les outils qu’ils utilisent ne sont tout simplement pas assez performants.

Dans de nombreux cas, les personnes travaillant dans le secteur de la construction pensent que les e-mails, les notifications WhatsApp et les feuilles de calcul Excel sont les meilleurs alliés dans leurs efforts pour maintenir la communication autour de leur projet. Mais en vérité, ces mêmes outils sont leurs plus grands ennemis lorsqu’il s’agit de mener à bien leurs projets.

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À ce stade, il est important de dire que tous les outils mentionnés ci-dessus sont parfaits pour les petites interactions quotidiennes ou les tâches personnelles. Mais il s’agit d’un tout autre contexte, qui ne peut être comparé à la complexité d’un projet de construction.

Cela étant dit, en tant que gestionnaire de projet, vous avez besoin d’un outil numérique conçu pour les personnes sur le terrain, qui permet une communication en temps réel et ouvre la voie à une collaboration transparente. En investissant dans une source unique de vérité mise à jour en temps réel, vous pouvez vous assurer que toutes les équipes de projet sont sur la même longueur d’onde et que les différentes équipes peuvent prendre des décisions éclairées sans toujours attendre que vous agissiez.

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La connexion du chantier de construction au bureau est un projet difficile et sans fin, mais avec l’avènement de la technologie numérique, les choses semblent plus prometteuses. La façon dont les gens, tant sur le terrain qu’au bureau, travaillent et interagissent avec les solutions numériques évolue rapidement, étant donné que la chaîne d’approvisionnement bénéficie de plus en plus des avantages liés à la transformation numérique.

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