Hoe dit wereldwijde Farmaceutische Bedrijf meer dan 1.25 miljoen werkman uren bespaarde zonder tijd te verliezen door ongevallen

Een farmaceutische leider op het gebied van het researchen en ontwikkelen van innovatieve medicijnen en producten, heeft dit farmaceutische bedrijf waar geïnvesteerd in België. Hun vaccinefabriek is gevestigd in Wavre, wat tevens hun grootste biotechnisch onderzoek en productiefabriek is de wereld. De fabriek in Wavre heeft vier vaccinefabricage bulkproductie faciliteiten, een opvul unit en een grote verpakking faciliteit.

Project

Het bouwen van hun fabricagefabriek in Wavre bleek een uitdagende klus te zijn. Het bedrijf moest de vaccinefabriek ontwerpen en bouwen naargelang de strenge interne specificaties van de FDA, WHO en overige fabricage standaarden.

Om dit project fatsoenlijk en tijdelijk uit te kunnen voeren, werd er samengewerkt met PM Groep, Mercucry en andere aannemers over een tijdsperiode van 22 maanden tot project voltooiing. Door gebruik te maken van LetsBuild, zoals gemodelleerd door Exquando in hun bouwdocumentatie en processen, werd effectieve samenwerking bereikt in een “één team” cultuur, terwijl ook de constructie SOP’s (standard operating procedures) werden nageleefd.

Dankzij de optimale samenwerkingen gedurende dit project werden maar liefst 1.25 miljoen manuren bespaart zonder verloren tijd aan ongevallen.

Risico’s

De bouw van de vaccinefabricage fabriek werd uitgevoerd over meerdere fases. Het betrok een heleboel aannemers die moesten samenwerken als één team, wat leidde tot een aantal problemen:

• Projectmonitoring tegen het einde van de bouwfase, vooral met punchlists. Punchlists houden werk bij dat niet voldoet aan de specificaties van de aannemer, die voldaan moeten worden alvorens er een betaling voor het uitgevoerde werk wordt voldaan. Dit kan wel of niet inclusief incompleet of incorrect verricht werk zijn of schade door ongeluk aan eerdere werken, materialen en structuren.
• Projectdocumentatie en documentatiemanagement in een samenwerkende omgeving. Tijdens de bouwfase, was het gehele documentatieproces nog manueel en daarmee erg tijdrovend, dankzij de vele communicatiekanalen, hiërarchieën en stakeholders die betrokken zijn in een project.
• Nakoming van de faciliteiten- procedurespecificaties: Aangezien dit bedrijf werkte aan een vaccine faciliteit, moest er (ten alle tijden) rekening gehouden worden met specifieke FDA vereisten (die een strenge nakoming van ISO en WHO-standaarden verwachten) voor goede fabricage en monitoring praktijken. Dit werd uitzonderlijk moeilijk wanneer bouwvereisten voor schone kamers een strenge detaillering en voortdurende milieumonitoring vereisen.

Oplossingen

LetsBuild zette een mobiele punchlistsystemen op voor de projectmanagers. Voor LetsBuild waren deze punchlists een nachtmerrie van eindeloos manueel papierwerk:

1. Defecte punten worden één per één geïdentificeerd op harde kopieën van de bouwplannen.
2. Geïdentificeerde punten worden vertaald naar Excel lijsten
3. De Excel documenten worden gebruikt om punchlists te maken die gestuurd worden naar de betrokken aannemer partners

LetsBuild digitale systeem verving dit afschuwelijke traditionele proces doordat het de mogelijkheid bracht om defecte punten rechtstreeks via een mobiel gadget te coderen naar de meest recente bouwplannen, zowel op de werf als op kantoor, welke dan onmiddellijk punchlists genereerde en verstuurde naar de betrokken partijen.

LetsBuild leverde ook mobiele oplossingen voor bouw specifieke projectdocumentatie met procedures gecentreerd rond het management van bouwtekeningen op het LetsBuild-platform.

In 2013 werd er een lek gevonden in een deel van de vaccinefabriek, waardoor dit onderdeel gerenoveerd moest worden in een korte tijdsperiode. Om toch de strenge vereisten van de FDA-regulaties na te komen binnen deze beperkte deadline, werden de renovaties uitgevoerd naargelang strikte specificaties binnen een zorgvuldig gepland milieu monitoring programma. LetsBuild werd geïmplementeerd in een nieuwe set processen die specifiek ontwikkeld werden voor de farmaceutische sector. Momenteel maken 200 van hun werknemers gebruik van LetsBuild in een geïntegreerde content service voor het documentmanagement van hun biologische faciliteitenonderhoud.

Resultaten

De werkdruk gedurende de bouwfase van de nieuwe vaccinefabriek werd met de helft gereduceerd.

• Het maken van manuele notities en onnodig papierwerk werd geëlimineerd en vervangen door een digitaal systeem, waardoor tijd verspilt aan administratief werk verminderde met 50%.
• Punchlists werden dankzij LetsBuild eenvoudig te genereren zowel op de werf als op het kantoor, en konden makkelijk verstuurd worden naar betrokken partijen.
• De meest recente bouwplannen en layouts waren ten alle tijden beschikbaar
• Projectoplevering deadlines werden duidelijk en realistisch
• Checklists voor nakoming van industriestandaarden en regulaties werden duidelijk verstaan en eenvoudig gemonitord

“De implementatie van LetsBuild verzekerde systeem parametrisering door het creëren van nieuwe rapporten volgens de sector vereisten van de farmaceutische industrie.”