Comment cette entreprise pharmaceutique mondiale est parvenue à économiser 1,25 millions d’heures de travail de construction sans accidents entraînant une perte de temps

Leader du marché pharmaceutique, en termes de recherche et de développement de produits et de médicaments novateurs, cette entreprise pharmaceutique a investi massivement en Belgique. Son unité de vaccins basée à Wavre, n’est autre que son plus grand ensemble de recherche biotechnologique et de production dans le monde. Le site de Wavre est doté de quatre grands centres de production de vaccins, une unité de remplissage, ainsi qu’un grand centre de conditionnement.

Projet

La construction d’une infrastructure de formulation à Wavre s’est avérée être un véritable défi. L’entreprise a dû concevoir, puis construire les installations destinées aux vaccins selon des spécifications internes qui suivaient avec précision les normes FDA et WHO, ainsi que les autres normes de bonnes fabrications.

Afin de réaliser et livrer le projet comme il convient, une construction collaborative avec le PM Group, mais aussi Mercury et bien d’autres entrepreneurs encore, s’est mise en place afin que la construction soit achevée en 22 mois. En utilisant APROPLAN, conformément au modèle établi par Exquando dans leur documentation et processus de construction, une collaboration efficace a été menée dans un esprit d’équipe, tout en respectant toutes les procédures d’exploitation standardisées propres au bâtiment.

Ce projet collaboratif a permis d’économiser 1,25 millions d’heures de travail de construction sans accidents entraînant une perte de temps.

Le challenge

La construction de l’infrastructure de formulation des vaccins comportait plusieurs étapes. Elle impliquait de nombreux entrepreneurs qui se devaient de travailler comme une seule et même équipe, et avaient envisagé les questions concernant :

• L’accueil du projet vers la fin de la construction, particulièrement avec les listes de tâches : Ces dernières répertorient le travail non-conforme aux spécificités du contrat, que tout entrepreneur doit réaliser avant le paiement final (cela peut, ou pas, comprendre les installations incomplètes ou incorrectes, ainsi que les dommages indirects créés aux finitions, matériaux et structures existantes.)
• La documentation du projet et la gestion de la documentation dans un environnement collaboratif : A ce moment-là, le processus global de documentation était manuel et prenait beaucoup de temps à travers les différents canaux et les ordres de travail, les mises à jour quant à elles étaient d’autant plus difficiles à partager aux différents partenaires du projet.
• Se conformer aux spécificités des installations du bâtiment et aux procédures : Depuis que cette société a entrepris de construire une infrastructure de vaccins, il lui faut se conformer (et ce, tout le temps où elle existera) aux exigences spécifiques de la FDA (ce qui requiert un strict respect des normes ISO et WHO) pour de bonnes pratiques industrielles et de surveillance – ceci a été particulièrement compliqué puisque les exigences en matière de construction des salles blanches, nécessitent des détails précis ainsi qu’une surveillance environnementale attentive continue.

Les solutions

LetsBuild a configuré un système de liste de tâches pour appareil mobile pour ses Project Managers. Avant LetsBuild, la liste de tâches était un véritable cauchemar en termes de paperasserie administrative :

1. Les points défectueux étaient identifiés un par un sur des copies papier de plans de construction.
2. Les points défectueux identifiés étaient ensuite retranscrits sur des fichiers Excel.
3. Les fichiers Excel étaient employés pour générer des listes de tâches à envoyer aux partenaires du projet concernés.

Le système numérique de LetsBuild a permis de remplacer ce processus traditionnel fastidieux, en encodant les points défectueux directement sur un appareil mobile, que l’on soit sur site, ou non. Générant et envoyant ainsi instantanément des listes de tâches aux partenaires concernés.

LetsBuild a également fourni des solutions mobiles de documentation de projet, propre au secteur du bâtiment, proposant des procédures concernant la gestion des dessins de construction sur la plateforme LetsBuild.

En 2013, il y a eu une fuite dans une partie des installations de fabrication des vaccins et cette dernière a dû être remise à neuf dans un court laps de temps. Afin de répondre aux exigences strictes fixées par la réglementation de la FDA avec une date d’échéance courte, l’infrastructure se devait d’être rénovée selon les spécificités d’un programme de surveillance environnemental soigneusement établi. APROPLAN a été mis en place sur un nouvel ensemble de processus se conformant aux spécificités du secteur pharmaceutique. Actuellement, 200 de leurs salariés utilisent APROPLAN sous la forme d’un service au contenu intégré, pour la gestion des documents sur l’entretien des installations biologiques.

Les résultats

• Le travail de la nouvelle unité des vaccins en charge des processus de réception a diminué de moitié.
• La prise de notes manuelles et la paperasse administrative inutile ont été supprimées et remplacées par un système numérique qui a permis de diminuer de 50% le temps perdu à du travail administratif.
• Les listes de tâches sont maintenant générées facilement que l’on soit sur site ou pas, et sont immédiatement envoyées aux entrepreneurs concernés.
• Les plans de construction et les schémas les plus récents sont devenus disponibles à tout moment.
• Les dates d’échéance de livraison du projet sont également devenues claires et atteignables.
• Les checklists pour la conformité permanente aux normes et aux exigences de l’industrie sont bien comprises et faciles à contrôler.

« La mise en oeuvre de LetsBuild a permis de paramétrer le système en créant de nouveaux rapports conforment aux exigences du secteur pharmaceutique. »