Wie ein globales Pharmaunternehmen mehr als 1,25 Millionen Stunden Bauzeit ohne Arbeitsunfälle mit Ausfallzeiten einsparen konnte

Als führendes Pharmaunternehmen im Bereich Forschung und Entwicklung innovativer Medikamente und Produkte hat das Pharmaunternehmen stark in Belgien investiert. Sie eröffneten ihren Sitz und somit das größte biotechnologische Forschungs- und Produktionszentrum der Welt, in Wavre. Der Standort Wavre verfügt über vier Produktionsstätten für Massenimpfstoffe, eine Abfüllanlage und eine große Verpackungsanlage.

Projekt

Der Bau der Anlage in Wavre stellte eine echte Herausforderung dar. Das Unternehmen musste die Impfstoffanlage nach internen Vorgaben und strengen FDA-, WHO- und Herstellungsstandards planen und bauen.

Um das Projekt ordnungsgemäß auszuführen, arbeiteten die PM Group, Mercury und andere Auftragnehmer zusammen, um die Anlage in 22 Monaten fertigzustellen. Durch die Verwendung von LetsBuild, wie es von Exquando in der Baudokumentation und den Bauprozessen modelliert wurde, wurde eine effektive Zusammenarbeit in Form einer „One Team“-Kultur erreicht, die gleichzeitig alle Gebäude-SOPs (Standardarbeitsanweisungen) einhält.

Durch dieses Gemeinschaftsprojekt wurden 1,25 Millionen Stunden Bauzeit ohne Arbeitsunfälle mit Ausfallzeiten eingespart.

Ängste

Der Bau der Anlage zur Herstellung von Impfstoffen bestand aus mehreren Phasen. Es waren viele Auftragnehmer beteiligt, die zusammenarbeiten mussten, wodurch mehrere Herausforderungen entstanden:

• Projektinspektionen gegen Ende der Bauzeit, insbesondere mit Mängellisten: Mängellisten beinhalten alle Mängel des Projekts, die noch nicht den vertraglichen Spezifikationen entsprechen und vor der endgültigen Zahlung von entsprechenden Subunternehmern behoben werden müssen (z.B.: unvollständige oder fehlerhafte Installationen oder zufällige Schäden an bestehenden Oberflächen, Materialien und Strukturen).
• Projektdokumentation und Dokumentationsmanagement in einer kollaborativen Umgebung: Zu diesem Zeitpunkt war der gesamte Dokumentationsprozess manuell und lang und nahm viel Zeit in Anspruch. Arbeitsaufträge und Updates wurden nur schwer und langsam mit verschiedenen Projektpartnern kommuniziert.
• Einhaltung der baulichen Anlagen- und Verfahrensspezifikationen: Für den Bau einer Impfstofffabrik müssen spezifischen FDA-Anforderungen (die eine strikte Einhaltung der ISO- und WHO-Normen erfordern) für gute Herstellungspraxis und -überwachung eingehalten werden – das war besonders schwierig, da die Bauanforderungen für Reinräume eine kontinuierliche, sorgfältige Umweltüberwachung erforderten.

Lösungen

LetsBuild richtete für seine Projektmanager ein mobiles Mängelsystem ein. Vor LetsBuild waren Mängellisten mühsame, manuelle Schreibarbeit:

1. Mängel wurden auf ausgedruckten Bauplänen notiert.
2. Die notierten Mängel wurden dann manuell in Excel-Tabellen übertragen.
3. Aus den Excel-Tabellen wurden Mängellisten erstellt, die an alle Beteiligten kommuniziert wurden.

Das digitale System von LetsBuild ersetzt diesen langwierigen Prozess durch die Möglichkeit, Mängel direkt mit dem Smartphone oder Tablet innerhalb oder außerhalb der Baustelle online zu notieren. Die automatisch generierten Mängellisten werden dann an alle Beteiligten kommuniziert.

LetsBuild bietet auch mobile Lösungen für bauspezifische Projektdokumentationen rund um die Verwaltung von Bauzeichnungen an.

Im Jahr 2013 hatte ein Teil der Impfstoffanlage ein Leck und musste in kurzer Zeit renoviert werden. Um die strengen Anforderungen der FDA-Vorschriften zu erfüllen, musste die Anlage mit einem sorgfältig geplanten Umweltüberwachungsprogramm nach Vorgaben saniert werden. LetsBuild wurde deshalb in Prozessen implementiert, die speziell auf die Konformität mit der Pharmaindustrie zugeschnitten waren. Derzeit nutzen über 200 ihrer Mitarbeiter LetsBuild für das Dokumentenmanagement der Instandhaltung ihrer biologischen Anlagen.

Ergebnisse

• Die Arbeitsbelastung für den Aufnahmeprozess der neuen Impfstoffeinheit wurde um die Hälfte reduziert.
• Manuelle Notizen und unnötiger Papierkram wurden eliminiert und durch ein digitales System ersetzt, das den Zeitaufwand von Verwaltungsarbeiten um 50% reduziert.
• Mängellisten können einfach und schnell innerhalb oder außerhalb der Baustelle erstellt und kommuniziert werden.
• Neueste Baupläne und Layouts sind jederzeit verfügbar.
• Die Termine für die Projektabwicklung wurden verdeutlicht und realisierbar.
• Checklisten zur Einhaltung aktueller Industriestandards und -vorschriften sind klar verständlich und leicht zu überwachen.

„Die Implementierung von LetsBuild stellte die Systemparametrisierung sicher, da die automatisch generierten Berichte, den Anforderungen der Pharmaindustrie entsprechen.“