LetsBuild vormt de brug tussen de werfteams van Eurovia Contracting UK en het projectplan en vermindert de administratieve werklast

Eurovia Contracting is een toonaangevende snelwegaanlegger in het Verenigd Koninkrijk. De teams van Eurovia werken nauw samen met hun partnerbedrijven om meer dan 50.000 km aan snelwegen in het Britse wegennet te verbeteren. Ze leveren gespecialiseerde snelwegdiensten en bieden het grootste snelwegportfolio in het Verenigd Koninkrijk. Een greep uit dat portfolio omvat het strategische wegennet, snelwegen en hoofdwegen op DBFO-basis, en het netwerk van de lokale overheid.

De Eurovia-teams werken steevast nauw samen met hun klanten en partners. Zelfbezorging is de kern van hun bedrijfsmodel, dat in het teken staat van verbeteringswerken aan snelwegen. Het doel? Plekken creëren waar mensen kunnen leven, werken en genieten.

De vernieuwing van de 117 jaar oude Vauxhall Bridge: daarmee begon de samenwerking tussen LetsBuild en Eurovia, in het kader van een proof of concept. Na het succes van het Vauxhall-project werd de proef uitgebreid naar een ander soort project op een andere schaal: de Ashbourne-rotonde in Derbyshire, die een gebied bereikbaar maakt voor tewerkstelling en nieuwe huisvesting in de streek.

Hoe zag de werfcommunicatie eruit zonder en met LetsBuild?

Voor de vernieuwing van Vauxhall Bridge werkten veel partners uit de toeleveringsketen samen met Eurovia. In het begin bleek het dus moeilijk iedereen aan boord te krijgen om LetsBuild te gebruiken. Maar toen de partners hoorden welke voordelen het systeem had, waren ze overtuigd.

Het was de bedoeling om het werfteam aan te moedigen het whiteboard achterwege te laten bij hun wekelijkse vergaderingen op woensdag. Die samenwerkingsvergaderingen moesten interactiever, met livegegevens uit de GenieBelt-module van LetsBuild. Voor LetsBuild zijn intrede deed, werden rapporten handmatig opgesteld en ingevoerd. Dat kostte logischerwijze veel moeite. Met LetsBuild moest niemand nog rondbellen of updates najagen om zeker te weten hoe de werken vorderden. Er was een duidelijker overzicht van welke activiteiten wanneer en door wie werden uitgevoerd.

“Vroeger stelden we lookaheadplannen handmatig op, met spreadsheets. Vooruitgangsupdates werden slechts één keer per week gegeven, terwijl dat met LetsBuild zo goed als dagelijks kan. LetsBuild spoort anderen aan om rechtstreeks met het lookaheadplan te werken in plaats van te wachten tot de werfverantwoordelijke vooruitgangsupdates identificeert, verzamelt en publiceert”, onderstreept Duncan Jenkins, Operations Manager bij Eurovia Contracting South.

Bovendien hielp LetsBuild Eurovia de onderaannemers beter te betrekken bij het Vauxhall Bridge-project. Iedereen in de toeleveringsketen kon zijn eigen activiteiten namelijk bekijken en zag precies hoe die in het hoofdplan pasten.

Net zoals bij het Vauxhall Bridge-project werkte het team in Ashbourne met lookaheadplannen op korte termijn in Excel en maandelijkse updates in het projectplan in Primavera. Eén keer per maand kwamen ze samen met de planner om al het nieuws in één grote update te bundelen en het projectplan op basis daarvan bij te werken.

“Dankzij LetsBuild verloopt alles regelmatiger en eenvoudiger, en dezelfde zaken komen steeds weer terug. Zo moeten we niet meer met de planner afspreken om ons uitgebreid over het plan te buigen. Nu neemt het elke maand slechts een paar uurtjes in beslag in plaats van een hele dag. We besparen dus heel wat tijd”, aldus Jamie Muntus, Site Manager bij Eurovia Contracting North.  

De tijd die de planner bespaart, was niet het enige grote voordeel. Ook de interactie met het projectplan verliep veel vlotter. Het hele team kon het plan bekijken en had toegang tot dezelfde informatie, die steeds up-to-date was.

“Het is veel nauwkeuriger dan de maandelijkse updates van vroeger. We moeten geen andere records uitspitten om vragen zoals ‘Wanneer hebben we dit gedaan? En dat? Klopt dat wel?’ te beantwoorden. De updates gebeuren nu om de paar dagen, dus we beschikken bijna realtime over de informatie”, voegt hij toe.

“Het is geweldig dat LetsBuild deel uitmaakt van onze digitalisatiestrategie. We kijken er al naar uit om meer samen te werken en samen te groeien”

Philip Reid, Digital Construction Manager

Minder administratie, dynamischer projectplan

Dankzij de nieuwe werkwijze is het niet langer alleen Jamie’s verantwoordelijkheid om vooruitgangsrapporten over de werf op te stellen. Ook de andere teamleden dragen nu een steentje bij. Bovendien bespaart hij heel wat tijd bij het maken van vooruitgangsrapporten, wat op zijn beurt een meerwaarde is voor de klant:

“We volgen nu niet alleen de vooruitgang wekelijks op, maar hebben ook elke week een rapport voor de klant. Iedereen vult gewoon zijn updates in en het wekelijkse rapport vloeit daar bijna als vanzelf uit voort. Vroeger waren we elke week een halve dag bezig met het verzamelen van informatie voor het vooruitgangsrapport. De klanten waarderen ook de nieuwe vorm van het rapport, omdat ze veel gedetailleerde informatie krijgen.”

Niet alleen is de administratieve werklast sterk afgenomen, het team is ook erg blij dat de verzamelde gegevens veel dynamischer zijn en meer waarde aan het project toevoegen.

“We hebben niet alleen minder administratief werk dankzij LetsBuild, maar de software zorgt er ook voor dat de verzamelde gegevens écht nuttig zijn. Het projectplan is niet langer iets statisch.  Iedereen kan het raadplegen en ermee interageren”, vertelt Duncan Jenkins.  

Door de lagere administratieve werklast kon het team bovendien veel vlotter beslissingen nemen en gingen de inzet en de verantwoordelijkheid er op elk vlak op vooruit, ook bij het management.

Eerste hoekstenen: wekelijkse rapportage en meer betrokkenheid

Toen hen gevraagd werd naar de grootste voordelen van de LetsBuild-software voor Eurovia, stipte het team de wekelijkse rapportage en de betrokkenheid op de werf aan.

“Volgens mij zijn de wekelijkse rapporten een echte meerwaarde. Het kost zo goed als geen moeite om ze te publiceren: je updatet gewoon het projectplan en krijgt meteen een rapport”, legt Jamie Muntus uit.  

Deze snelle, intuïtieve manier om het plan bij te werken en het feit dat handmatig opgestelde rapporten verleden tijd zijn, blijkt een enorme hulp voor het team van Eurovia. Dankzij LetsBuild besparen ze tijd, documenteren ze alles (bijv. foto’s van activiteiten) wat op de werf gebeurt en houden ze de klant betrokken en op de hoogte met gedetailleerde, nauwkeurige rapporten.

Ook bij het Vauxhall Bridge-project veranderde alles in de positieve zin toen het team nauwer bij het plan betrokken kon worden.

“Onze grootste uitdaging was mensen overtuigen om de software te gebruiken. Maar zodra ze ermee aan de slag gingen, lieten ze LetsBuild niet meer los. Het werfteam zag plots de vooruitgangsupdates als een manier om efficiënt met alle teamleden te communiceren in plaats van als een saaie taak”, voegt Duncan Jenkins toe.

Dat beaamt Jamie Muntus:

“Vroeger was er een kloof tussen de mensen op de werf en het projectplan, nu zijn ze echt verbonden met het proces. Ze zien precies wat ze leveren en welke invloed hun werk op de rest van het plan heeft. Zo voelen ze zich verantwoordelijker, verloopt het teamwerk beter en gaat het werk op de werf sneller vooruit.”

“LetsBuild brengt je projectplan tot leven!”

Zouden ze LetsBuild ook aanraden aan andere bouwteams in hun sector? Jamie en Duncan laten er geen twijfel over bestaan.

“Ik zou het zeker aanraden, om alle redenen die we al hebben aangehaald. LetsBuild brengt je projectplan haast tot leven. De software maakt het plan meer een werfactiviteit dan een administratieve activiteit”, zegt Jamie.   

Duncan voegt meteen toe:

“Met LetsBuild weten de werfbeheerteams dat iedereen de vooruitgang kan zien wanneer ze de projectplannen updaten. Alle teams werken dus op elk moment met dezelfde, bijgewerkte informatie. Ze kunnen ook rechtstreeks met elkaar communiceren over de vooruitgang en records delen, wat eveneens een voordeel is. Ik zou LetsBuild aan iedereen in de sector aanraden.”

Na het succes van onze proof of concept gingen beide organisaties nauwer samenwerken voor alle Eurovia Contracting-activiteiten tegen eind 2021, in het kader van de digitale transformatiestrategie van Eurovia.  

“Het is geweldig dat LetsBuild deel uitmaakt van onze digitalisatiestrategie. We kijken er al naar uit om meer samen te werken en samen te groeien”, zegt Philip Reid, Digital Construction Manager bij Eurovia UK. “Onze digitale strategie draait om ‘data equality’: een systeem waarin iedereen toegang heeft tot dezelfde informatie, van het werfteam tot de directeur. En waarin de juiste mensen steeds over de juiste gegevens kunnen beschikken, waar en wanneer ze die ook nodig hebben. Met LetsBuild wordt dat doel werkelijkheid.”

Bij LetsBuild zijn we er ongelofelijk trots op dat we actief deel uitmaken van het digitalisatietraject van Eurovia. We kijken alvast uit naar het vervolg van de reis naar ons gezamenlijke doel: een datagedreven bouwindustrie met soepelere processen, minder verspilling en meer aandacht voor de planning.