La planification collaborative en construction : Faites collaborer vos équipes de façon harmonieuse

Que signifie la planification collaborative pour la construction ?

Les projets de construction sont une affaire complexe. Un grand nombre de parties prenantes doivent se réunir et travailler ensemble pour atteindre le même objectif, en respectant pleinement la planification à court et à long terme du projet.

Toutes les tâches, les activités sur le chantier et les commandes de matériel sont inextricablement liées les unes aux autres et la moindre erreur ou le moindre malentendu peut rapidement bloquer le développement de l’ensemble du projet, entraînant de graves dépassements de budget et des plaintes chronophages.

Il en faut peu pour comprendre l’importance de la planification collaborative pour la construction. Toutes les équipes, y compris le client et les sous-traitants, doivent communiquer entre elles de manière fluide en s’appuyant sur les informations les plus récentes du chantier.

Malheureusement, ce n’est pas toujours aussi simple qu’il y paraît. Les chefs de projet et leurs équipes finissent souvent par se noyer dans un océan de données dépourvues de contexte. Ou, en d’autres termes, de données qui ne sont pas liées à la planification sur 3 à 6 semaines et au calendrier principal. Et c’est là que les choses se corsent.

Il arrive que des chefs de projet passent jusqu’à 40 % de leur journée à traquer des mises à jour, à assister à des réunions qui auraient pu être évitées et à rédiger manuellement des rapports interminables qui risquent d’être obsolètes une fois terminés. Personne ne veut cela et personne n’a rejoint la construction dans ce but.

C’est là que la numérisation entre en jeu comme moyen de réduire le travail administratif excessif et d’amener les gens à collaborer en temps réel. Mais il y a un problème. Dans de nombreux cas, les chefs de projet et les autres participants au projet s’appuient sur les mauvais outils pour y parvenir.

Les notifications WhatsApp, les courriels, les feuilles de calcul Excel et les appels téléphoniques peuvent connecter les gens en temps réel, mais ils ne sont pas conçus pour la construction. Même si vous parvenez à soumettre votre mise à jour en temps réel, des retards ou des erreurs peuvent malgré tout se produire, car ils ne seront pas liés au dernier calendrier en direct. En résumé, les chefs de projet n’auront toujours aucun moyen de savoir si leur planning reflète la réalité.

Il va sans dire que cela va à l’encontre du concept de planification collaborative en construction et peut mettre vos projets en péril.

La bonne nouvelle, c’est que les choses peuvent se passer autrement. Des outils spécifiques à la construction, des processus numériques standardisés et une collaboration ininterrompue entre le chantier et le bureau peuvent vraiment faire la différence et maintenir votre projet sur la bonne voie.

Les 3 étapes vers une planification collaborative réussie

Sans plus attendre, vous trouverez ci-dessous les trois principales étapes qui vous aideront à obtenir de vos équipes une collaboration fluide et une réalisation fructueuse des projets de construction :

1. Réduire le travail administratif

Il devrait désormais être clair que le travail administratif est l’une des plus grandes menaces pour tout projet de construction. L’utilisation d’outils numériques qui ne sont pas adaptés à l’objectif visé oblige de nombreux chefs et directeurs de projet à s’appuyer sur des processus manuels pour soumettre des mises à jour, enregistrer les progrès et protéger leurs projets contre des réclamations coûteuses.

À long terme, ce n’est pas une stratégie viable et cela peut avoir un impact considérable sur la façon dont les personnes de votre projet collaborent et gèrent leurs tâches. Un flux de communication fragmenté peut rapidement conduire à des situations où chaque partie prenante a une version différente du planning, ce qui génère de graves problèmes et des malentendus douloureux.

C’est la raison pour laquelle un écosystème de données ouvert et hautement collaboratif est nécessaire. Cet écosystème doit être mis à jour en temps réel et toutes les parties intéressées doivent pouvoir y accéder. Plus important encore, il devrait être inextricablement lié au calendrier du projet. Ainsi, tout le monde sera sur la même longueur d’onde et les problèmes pourront être détectés avant qu’ils ne prennent des proportions démesurées.

2. Équipez votre équipe avec les bons outils

Vouloir réduire la charge de travail administratif excessive autour de votre projet est une chose. Le concrétiser en est une autre. Pour mener à bien cette mission, vous devez disposer des bons outils. Cela étant dit, vous devez investir dans des outils qui ont été spécialement créés pour le secteur de la construction.

Dans certains cas, les acteurs du secteur de la construction pensent que si un outil leur permet de soumettre une mise à jour en temps réel, il est automatiquement adapté à l’objectif visé. La vérité est qu’il faut bien plus que cela.

Chaque partie prenante de votre projet doit être connectée et avoir une vue d’ensemble précise de sa situation. Sinon, même si elle reçoit un feed-back en temps réel, elle devra suivre les mises à jour dans dix directions différentes et passer par des feuilles de calcul interminables voire des tableaux blancs et des feutres pour vérifier que les informations qu’elle a reçues sont correctes.

Peu importe le degré de professionnalisme de chacun, cette façon de travailler le conduira finalement à prendre de mauvaises décisions et le fera se sentir stressé et dépassé.

Il suffit alors de peu pour se rendre compte à quel point l’utilisation d’outils spécifiques à la construction peut être cruciale pour mettre en place une planification collaborative à vos projets et pour s’assurer que toutes les parties prenantes restent connectées et travaillent ensemble en harmonie.

3. Investir dans la standardisation

Faire en sorte que les équipes suivent des processus, des systèmes et des pratiques de travail standardisés peut sembler impossible pour certaines personnes dans le secteur de la construction. La raison en est qu’elles ont le sentiment que chacun a sa propre approche de travail et que celle-ci ne changera jamais.

Mais la vérité est bien différente. Quel que soit l’ampleur ou l’objet de votre projet de construction, 80 % du processus est toujours le même. En tenant compte de cela, il devient facilement évident qu’en ne standardisant pas vos systèmes et vos processus, vous gaspillez une formidable opportunité de reproductibilité et de productivité accrue de vos projets. En termes simples, la pratique rend parfait. Lorsque vous répétez un processus encore et encore, vous finirez tôt ou tard par en trouver les défauts et l’améliorer.

Cette répétition constante de processus préalablement conçus et standardisés, combinée à des solutions numériques spécifiques à la construction, débloquera la collaboration dans vos projets et facilitera, tant pour vous, en qualité de projet, que pour vos équipes, le contrôle du processus de construction et une communication fluide.

En ce qui concerne la rapidité avec laquelle votre équipe pourra adopter une nouvelle méthode de travail numérique, vous ne devriez plus considérer cela comme un réel problème. Bien entendu, certaines personnes peuvent avoir besoin de plus de temps au début, mais si vos équipes sont capables d’utiliser un smartphone et des services bancaires mobiles, il n’y a aucune raison pour qu’elles ne puissent pas utiliser une application de construction qui leur facilitera la vie.

Améliorez la collaboration et commencez à livrer des projets couronnés de succès dans le respect des délais !

Pour réussir votre planification collaborative, vous devez combiner trois éléments cruciaux : les personnes, les processus et les outils. En réunissant ces trois éléments, vous serez en mesure de résoudre les problèmes critiques jusqu’à sept fois plus rapidement.

Voilà pourquoi des outils spécifiques à la construction et des processus standardisés peuvent faire une si grande différence pour vos projets actuels et futurs.

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