Het beheeren van de QHSE & de bouwopvolging

Normaal worden formele rapportupdates elke vier tot twaalf uur meegedeeld. Dit betekent dat managers de updates te laat ontvangen of meerdere oproepen moeten doen en meerdere e-mails moeten versturen. Deze vertragingen verstoren de activiteiten op de werf onvermijdelijk. LetsBuild biedt een oplossing met realtime rapporten die op elk vrij moment kunnen worden geraadpleegd.

”We hoeven niet te bellen, geen WhatsApp-groepen te gebruiken en geen e-mails te versturen. Het programma is gewoon live: het is er en alle gegevens van de werf worden vastgelegd”, zegt Matt Ghinn.

LetsBuild kan ook onmiddellijk een rapport genereren op basis van de verzamelde gegevens, inclusief voortgangsupdates, foto’s, berichten en problemen die zijn gemeld door de teams, net als informatie over waar vertragingen kunnen zijn ontstaan.

”Ons programma wordt op werfniveau bijgewerkt. Dat betekent dat de operationele opzichter ons informatie doorstuurt die rechtstreeks van de locatie zelf komt. Zo krijgen we updates en foto’s. Hierdoor kan het team meer verantwoordelijkheid nemen en krijgen we een beter zicht op het hele team op de werf”, aldus Matt Ghinn.

De groep Provivienda heeft vestigingen in Panama, Colombia, El Salvador en Mexico. In Panama heeft het bouwbedrijf sinds zijn oprichting al meer dan 130.000 huizen opgeleverd. Toen het LetsBuild ging gebruiken, zag Provivienda meteen resultaat.

“We zijn ervan overtuigd dat we 10 tot 15% kunnen besparen op onze productiekosten. Het werkt veel voordeliger als we geen voorraden moeten aanleggen en niet voortdurend te maken krijgen met onderbrekingen, zoals nu,”zegt Raul Hernandez.

“Vóór LetsBuild kostte het ons meestal 330 dagen om een huis te bouwen vanwege de vele onderbrekingen tussendoor. Nu staat diezelfde woning er al na zestig dagen. Wat het verschil maakte? Een liveprogramma dat ons heeft geholpen om onderbrekingen te voorkomen,” legt Raul Hernandez uit.

FRANKI is een dochterbedrijf van Willemen Group, de grootste familiale bouwgroep in België. Bij een van hun nieuwste projecten, Orangerie in Seraing, was het erg opmerkelijk hoe weinig tijd er zat tussen de laatste opmerkingen en de oplevering aan de klant.

“Dat zou ons nooit gelukt zijn met de klassieke methode met pen en papier”, aldus Guillaume Vanderhauwart.

Guillaume Vanderhauwart en zijn team hadden slechts vier dagen tijd om hun opmerkingen te verzamelen en aan de onderaannemers te bezorgen, zodat die de laatste aanpassingen konden doen.

LetsBuild stroomlijnde alle taken van de projectmanager in één enkel proces. Voordat FRANKI met LetsBuild werkte, voerde het bouwbedrijf taken met verschillende deadlines van de teams van bouwvakkers en onderaannemers uit in drie stappen: planning, uitvoering en controle.

“Sinds ik LetsBuild gebruik, is taakbeheer kinderspel geworden. De drie klassieke stappen zijn voortaan samengesmolten tot één enkel proces. LetsBuild verbetert niet alleen het beheer van de werf, maar maakt het ook gemakkelijker om alle taken op te volgen. Voortaan is het namelijk eenvoudiger om onderaannemers te informeren over problemen waar we tegenaan (kunnen) lopen”, besluit Guillaume Vanderhauwart.

In slechts vier dagen tijd zijn Guillaume en zijn team erin geslaagd om 520 opmerkingen door te sturen naar tien verschillende onderaannemers. Dat verliep efficiënter dan ooit tevoren. De onderaannemers waren ook heel blij met de nuttige, hoogstaande mededelingen. Zo werd de projectdeadline gehaald zonder extra inspanningen of stress.

Toen A2D aan een van hun grootste opdrachten tot nog toe werkte, doken hier en daar wat twijfels op. Zouden er naarmate het project vorderde geen complicaties ontstaan in de samenwerking met de belanghebbenden? Zou er niet te veel informatie verloren gaan doordat de rapporten van vergaderingen onvolledig waren? Het architectenbureau vreesde dat het eindresultaat hierdoor niet perfect zou overeenkomen met het oorspronkelijke concept.

“Ons architectenbureau gebruikt LetsBuild al een jaar en we ontdekken voortdurend nieuwe mogelijkheden. Een groot voordeel is dat je alle documenten en plannen in digitaal formaat op een tablet bij je hebt. Zware ringmappen rondzeulen op de werf? Dat is verleden tijd”, legt Sarah Staessen uit.

De lay-out van de rapporten kan eenvoudig worden aangepast aan de fase van het project: tussentijdse rapporten, werfrapporten, lijsten bij voltooiing, gepersonaliseerde lijsten enz. “LetsBuild is een onmisbaar hulpmiddel in deze tijden van snelle communicatie”, voegt Sarah Staessen toe.

Tractebel is een toonaangevend internationaal adviesbureau voor levenscyclustechnologie. Dit van oorsprong Belgische bedrijf heeft kantoren in 33 landen en leidt meer dan 140 projecten in goede banen in 140 landen. Tractebel biedt diensten aan op het vlak van elektriciteit, kernenergie en gas.

De verschillende brandveiligheids- en licentietaken op de werven coördineren met verschillende methoden, dat bleek de grootste uitdaging voor Tractebel.

“LetsBuild toont in alle transparantie wat we precies voor onze klant doen. De efficiëntie van onze bezoeken, rapportering en coördinatie op onze werklocaties is er met 50% op vooruitgegaan”, zegt Alain Gerard.

Om het werk doeltreffend te kunnen coördineren, moesten de teamleden hun processen reorganiseren. De oplossing: een systeem dat het mogelijk maakt om transparant samen te werken aan een opdracht, zodat iedereen ziet welke taken ze in de loop van het hele project moeten coördineren en inpassen. Ze hadden een toepassing nodig die de teamleden inzicht geeft in de taken die voor hen van belang zijn en die de projectcoördinator een nuttig overzicht biedt.

Dankzij LetsBuild werken alle teamleden bij Tractebel voortaan efficiënter en kunnen ze beter overweg met de nauwkeurige realtime informatie die ze krijgen. Het werk van alle teamleden wordt nu namelijk rechtstreeks in de app gesynchroniseerd. Elke activiteit kan nu worden getraceerd, waardoor alle taken goed zichtbaar zijn en kunnen worden gecoördineerd binnen het team.