Découvrez comment l’utilisation de LetsBuild a permis à HK Byg de réduire sa charge administrative et d’obtenir une meilleure supervision de ses projets

HK Byg est un entrepreneur de Copenhague dont les origines remontent à une société de maçonnerie. Aujourd’hui, la société emploie toujours ses propres artisans, mais gère de plus en plus de grands projets résidentiels et commerciaux – aussi bien dans le cadre de constructions neuves clé en main que de rénovation.

HK Byg a très bien compris la valeur que des outils numériques peuvent apporter à un projet de construction. C’est pourquoi la société a mis en place un certain nombre d’outils numériques pour soutenir et vérifier leurs processus de calcul, de conception, d’exécution, d’assurance qualité et de livraison.

La qualité joue un rôle essentiel dans leur travail et leur mission. Les services proposés comprennent non seulement le travail d’artisans, mais aussi la réalisation du projet dans son ensemble. C’est également la raison pour laquelle les outils numériques tiennent une grande place au sein de la société. En effet, ces outils permettent de poser les bases d’un bon dialogue, d’un projet bien documenté et d’une bonne vue d’ensemble pour toutes les parties impliquées. Il s’agit essentiellement de créer une expérience holistique démontrant que l’unité de construction est gérée par un entrepreneur sérieux et moderne.

Malgré la place de choix accordée aux technologies numériques, HK Byg avait encore quelques défis à surmonter en matière de planification, de suivi des étapes, d’implication des sous-traitants et de temps consacré aux processus manuels. Voici une description plus précise des difficultés qu’ils rencontraient :

• La mise à jour du planning n’était pas correctement effectuée dans MS Project malgré le fait que leur équipe y avait accès.
• Le processus était très manuel, et donc incompatible avec les autres flux de travail numériques.
• Difficulté de l’enregistrement de l’avancement par étape (phase). Manque de compréhension claire de l’endroit où il était logique d’enregistrer l’avancement.
• Ils cherchaient un moyen d’impliquer davantage leurs sous-traitants.
• Suivi des plannings pour la gestion des devis de construction.

Face aux problèmes évoqués ci-dessus, HK Byg a dû adopter une nouvelle approche. C’est là où LetsBuild est entré en scène. La mise en place de notre outil dans leurs projets a rapidement permis à l’équipe de HK Byg de constater de nombreux avantages, mais également d’obtenir une meilleure vue d’ensemble de leurs projets, d’améliorer la communication et le traitement des données et de réduire les opérations manuelles.
« Il leur est devenu beaucoup plus facile de préparer un planning, car tout était disponible en ligne et donc accessible en tout lieu. Et lorsqu’ils élaborent une offre pour un nouveau projet, ils peuvent désormais réaliser rapidement une version courte du planning venant étayer cette offre », explique Nadya Jennifer Dar, chef de projet numérique chez HK Byg.
En outre, l’avancement par étape (phase) est désormais enregistré et archivé de manière simple et fluide, ce qui permet à HK Byg de facturer sur cette base. Cet avantage qui n’avait pas été anticipé apporte des gains significatifs en termes de suivi de facturation.
Mais ce n’est pas tout.

« Les chefs de projet travaillent activement sur leurs plannings à l’aide de l’application LetsBuild où ils ajoutent également leurs demandes. Ils utilisent entre-autres la fonctionnalité Cross Project qui leur permet de visualiser de manière limpide l’évolution de toutes les actions réalisées les 7 jours précédents, et d’anticiper celles à réaliser les 14 prochains jours. Cette vue permet des réunions de construction plus efficaces et offre un meilleur aperçu des activités hebdomadaires par rapport à une lecture classique du planning général. Dans le même temps, les sous-traitants ont la liberté de créer leurs propres activités et de s’impliquer davantage dans les projets », ajoute Nadya Jennifer Dar.

Le gestionnaire de projet de HK Byg a également remarqué une différence dans son travail. C’est devenu plus facile sur le plan administratif, car l’enregistrement par étape (phase) s’effectue désormais de manière centralisée dans une source de données unique à laquelle il a également accès. Il est par exemple en mesure de voir l’avancement des sous-traitants et d’initier les processus de facturation en fonction de cet avancement.

Dans l’ensemble, cela a jusqu’à présent été une collaboration très enrichissante pour les deux parties. Ceci est d’ailleurs démontré par le fait qu’après 4 mois d’utilisation seulement, HK Byg avait décidé de signer un contrat cadre avec LetsBuild. Selon l’équipe de HK Byg, l’utilisation de Letsbuild a engendré un changement pragmatique dans la façon de travailler de leurs employés. Les plannings sont créés et mis à jour en permanence au cours du projet et l’utilisation des fonctionnalités de LetsBuild, telles que Cross Project, suscite un intérêt croissant.

Mais notre travail ne s’arrête pas là. Notre partenariat continuera d’évoluer puisque nos deux entreprises partagent l’ambition de rendre l’industrie de la construction toujours plus efficace et écologique au travers du numérique et du collaboratif.