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Excel n’est pas un outil que vous pouvez utiliser pour amener vos équipes de projet à collaborer de manière transparente et à échanger des mises à jour cruciales en temps réel. Les données deviennent statiques et obsolètes au moment où elles sont ajoutées à une feuille de calcul.
Ce n’est un secret pour personne que le secteur de la construction est accro à Excel. Lors de notre récente enquête sur l’exécution des projets, 85% des personnes interrogées ont reconnu qu’elles élaboraient leurs plans à court terme à l’aide d’Excel et qu’elles consacraient jusqu’à 20 heures par mois à l’élaboration de ces plans.
Malheureusement, ces chiffres ne sont pas surprenants si l’on tient compte du fait que la construction est l’un des secteurs les moins numérisés et que la dépendance des sous-traitants aux feuilles de calcul Excel n’a diminué que de 1% entre 2018 et 2019.
Il ne fait aucun doute que les rapports d’avancement et la manière dont les différentes équipes de projet collaborent et se connectent entre elles peuvent être grandement améliorés. Mais pour cela, il est essentiel d’aider les acteurs de la construction à comprendre pourquoi un outil comme Excel ne peut pas soutenir leurs efforts en matière de prises de décision plus éclairées et plus rapides et de standardisation de processus.
Cependant, avant d’aller plus loin, il est important de clarifier quelque chose à propos d’ Excel. C’est un outil formidable qui a aidé des millions de personnes de différents secteurs d’activité à travers le monde. Mais c’est aussi son principal problème lorsqu’il s’agit de construction. Il n’est pas spécifique à la construction et n’a pas été conçu en priorité pour notre secteur.
Cela étant dit, il est temps à présent de creuser un peu plus et d’expliquer pourquoi les feuilles de calcul Excel ne conviennent pas pour votre projet de construction et pourquoi elles peuvent nuire à l’avancement de vos tâches :
Excel n’est pas un outil que vous pouvez utiliser pour amener vos équipes de projet à collaborer de manière transparente et à échanger des mises à jour cruciales en temps réel. Les données deviennent statiques et obsolètes dès qu’elles sont ajoutées à une feuille de calcul.
Cela nuit au développement du projet, étant donné que toutes les parties prenantes doivent prendre des décisions cruciales sans avoir une compréhension claire de ce qui se passe sur le chantier.
Les feuilles de calcul Excel ne sont pas faites pour la construction. Elles ne peuvent pas aider les gens sur chantier lorsqu’ils veulent soumettre une mise à jour urgente ou demander des informations. Il est difficile d’accéder à leur dernière version et, plus important encore, ils n’ont pas la capacité d’ajouter un contexte à vos mises à jour (p. ex., des photos, l’activité du plan, etc).
Cela se traduira à terme par davantage de révisions et d’interruptions de projet coûteuses qui auraient pu être évitées si chacun avait eu une vue d’ensemble de la manière dont ses tâches sont liées au calendrier général.
Pas d’audit trail, pas d’historique de ce qui s’est produit dans le passé. Des informations vitales peuvent être perdues d’un simple clic sur un bouton, laissant les managers de projet sans aucune idée des besoins réels du projet et de qui est responsable de quoi.
Dans un secteur où la durée moyenne d’un litige sur un projet est estimée à 17 mois, l’absence de dossier détaillé sur le projet peut être dévastatrice.
Excel est un outil qui implique de nombreuses opérations manuelles et, par extension, beaucoup d’erreurs de saisie. La moindre erreur dans une seule cellule peut vous coûter, à vous et à votre projet, du temps et de l’argent. Et le pire dans tout ça ? À moins de passer beaucoup de temps sur la feuille de calcul pour parcourir manuellement chaque cellule, il est presque impossible de trouver cette erreur.
Là encore, si l’on considère que les conflits juridiques coûtent chaque année des millions au secteur de la construction (33 millions de dollars rien qu’aux États-Unis), il devient rapidement évident qu’Excel peut constituer une grande menace pour votre projet.
Dernier point, mais non des moindres, les feuilles de calcul Excel ne peuvent pas soutenir une collaboration transparente entre vos équipes, entraînant dès lors une communication cloisonnée et des malentendus sur les projets. En outre, elles ne peuvent pas servir de source unique de vérité pour votre projet, car chaque partie prenante travaille sur sa propre feuille de calcul inanimée.
Ainsi, les managers de projet finissent par passer leur temps à rechercher des mises à jour sur tout le chantier et à rédiger des rapports d’avancement que personne ne lit. Autrement dit, un cauchemar administratif et mental.
De nombreuses personnes dans le secteur de la construction pourraient penser qu’Excel est un outil parfaitement adapté à la construction. Mais maintenant, vous comprenez que ce n’est pas le cas. Le succès de la plupart des projets de construction, quels que soient leur taille et leur type, dépend en grande partie de la capacité de vos équipes à rester en contact, à suivre vos processus et à signaler les problèmes critiques dès qu’ils surgissent.
C’est pourquoi vous avez besoin d’un outil pouvant vous aider à améliorer la communication sur le projet, à réduire les temps d’arrêt et à garantir la livraison dans les délais.
Afin de vous aider à vous rapprocher de votre objectif, nous avons élaboré un guide exhaustif qui explique pourquoi vous ne pouvez pas gérer des projets de construction complexes avec WhatsApp et Excel.
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