Carnet de chantier de construction : tout ce que vous devez savoir

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Aujourd’hui, nous allons approfondir un simple article d’explication sur les carnets de chantier de construction et leur importance. Pour commencer, un carnet de chantier est un document de « premier registre », dans lequel un superviseur ou chef de chantier compétent enregistre tous les événements sur le chantier. Également appelé registre de construction ou journal de chantier, le carnet de chantier est le registre de votre projet de construction et de l’ensemble de la progression du chantier, y compris les événements pouvant affecter la qualité des travaux réalisés. Il est important que vous remplissiez votre carnet de chantier de façon quotidienne et lorsque des incidents surviennent. Votre carnet de chantier est la colonne vertébrale de toute création de rapport de votre chantier de construction.

Pourquoi est-il important de conserver un carnet de chantier de construction ?

Il est important de conserver un carnet de chantier de construction car les registres de construction sont un excellent outil pour démontrer que le travail a été fait, quelles tâches ont été effectuées, quels problèmes ont été résolus et lesquels ont été particulièrement difficiles à résoudre certains jours. Les registres quotidiens composent une archive de registres pouvant s’avérer utile à tout moment. Les arrangements et accords verbaux vont et viennent, tandis que les documents enregistrés peuvent toujours être récupérés. Les nouvelles personnes ou les nouveaux entrepreneurs ne verront que ce qui se trouve sur la documentation officielle. Si un entrepreneur se retire d’un projet et qu’une nouvelle équipe le remplace, les membres de cette équipe n’auront pas accès aux accords verbaux faits aux cours des réunions et visites de chantier précédents. Ils peuvent uniquement travailler sur ce qui est officiellement enregistré dans vos rapports quotidiens ou notes de réunions. Votre carnet de chantier vous permet également de suivre la progression des tâches et de ne pas avoir à vous fier entièrement à votre mémoire. Les registres quotidiens profitent à toutes les parties prenantes sur le chantier et rendent l’ensemble des tâches facilement traçables, avec les responsabilités appropriées.

N’ignorez pas l’importance de vos journaux de construction quotidiens

Votre chantier de construction est un lieu complexe où de nombreuses activités se déroulent selon un planning bien défini et des plans complets, et où différents professionnels de la construction interagissent. Il est impossible de croire qu’aucunes difficultés ne surviendront. Pour faire en sorte que toutes les personnes impliquées dans le projet comprennent bien le rôle de chacun, les différentes équipes doivent travailler en conformité avec plusieurs documents, en général les plans et procédures nécessaires pour compléter les projets de construction. Les différentes parties prenantes auront des objectifs indépendants en ce qui concerne les registres de progression de la construction et les activités quotidiennes.

Conservez les registres de chantier, ils sont bénéfiques tant pour vous que pour vos clients

Disposer des registres de construction quotidiens est une bonne chose pour vous et a une valeur inestimable pour vos clients. Disposer de vos registres de chantier quotidiens vous donne des informations précieuses quant à la progression et à la situation de votre chantier de construction. Il vous permettent de démontrer facilement à votre client la progression continue du projet et les étapes ou processus spécifiques qu’il souhaite voir. Votre documentation quotidienne détaillée avec photos jointes vous permet d’expliquer en toute simplicité pourquoi tel élément demande autant de temps pour être installé. Le carnet de chantier offre une vue d’ensemble complète étape par étape des activités individuelles qui forment un processus entier, par exemple les fondations, la pose de panneaux, la réalisation de joints, etc.

Votre carnet de chantier : une preuve pour toutes vos activités

Vos registres de chantier de construction quotidiens fournissent une preuve importante de ce qui s’est passé au cours d’une journée spécifique. Pas nécessairement pour une utilisation devant les tribunaux, mais comme démonstration pour les informations internes et la documentation de construction. Il est impossible pour vous ou quiconque sur le chantier de construction de se souvenir de chaque événement ou de chaque discussion au cours de l’ensemble de la phase de construction d’un projet. Pensez à utiliser les registres de chantier quotidiens, pas contre une autre personne, mais pour vous rafraîchir la mémoire et présenter des détails importants concernant certaines zones, tâches ou dates spécifiques de la construction. En enregistrant les activités et événements quotidiens, y compris les conditions météorologiques, le nombre d’ouvriers et leurs heures, la progression de différentes tâches en particulier, les incidents de sécurité, les problèmes de qualité, et autres observations, vous créez la propre histoire de votre projet de construction. Utilisez votre carnet de chantier pour raconter votre histoire des événements de construction afin d’améliorer la performance de votre société ou pour comprendre pourquoi les choses se sont déroulées de telle façon. Suivez la progression de votre équipe tandis que vous évaluez la progression de votre construction et la comparez à votre planning si tout se passe comme prévu.

Bénéficiez d’informations plus claires sur le chantier

Conserver les registres quotidiens de la progression de votre travail vous donne des informations à la fois meilleures et plus claires quant aux activités et tâches en cours. Cela signifie que vous pouvez mieux organiser tous les travaux séparés et planifier avec une vision plus globale. Par exemple, vous avez suivi la progression du temps nécessaire à installer les armatures pour renforcer les dalles de béton, vous devez alors utiliser ces données avant de procéder à l’étape suivante, et il vous faudra peut-être réajuster la main d’œuvre nécessaire pour améliorer votre efficacité et productivité globales. N’oubliez pas que votre chantier de construction est un ensemble de plusieurs corps de métier travaillant ensemble pour compléter votre projet. La gestion de la construction est une tâche extrêmement complexe consistant à essayer d’organiser les nombreux sous-traitants sur le chantier. Votre carnet de chantier sera d’une grande utilité pour enregistrer à quel moment un certain entrepreneur a travaillé sur une tâche spécifique à un endroit particulier et comment sa progression a affecté les autres sous-traitants. Votre carnet de chantier joue un rôle important dans l’assignation et le suivi des tâches. Il offre un contexte aux workflows faisant appel à plusieurs corps de métier et permet au superviseur de coordonner les travaux à cet endroit spécifique.

Utilisez votre carnet de chantier pour protéger votre société face aux litiges

Votre carnet de chantier est votre propre cheminement des documents permettant d’expliquer les événements lorsque nécessaire. Il est judicieux de conserver un enregistrement de l’état de vos contrats sur le chantier afin de protéger votre société si le pire se produit. Vous devrez peut-être conserver tous vos rapports quotidiens de la phase de construction, même après la date d’achèvement des travaux. Incluez l’ensemble des problèmes et difficultés dans vos registres pour fournir par la suite une preuve que vous avez communiqué toutes les informations nécessaires à la partie prenante concernée. Votre carnet de chantier est votre meilleur ami lorsqu’il est question de réclamations relatives aux contrats et au calendrier.

Que dois-je inclure dans mon journal de chantier de construction ?

Sachant que le carnet de chantier est un registre officiel de la progression du chantier de votre projet de construction, il doit inclure tous les événements pouvant affecter la progression et la qualité du travail fini. Dans le monde moderne de la construction où tout va très vite, la contrôle et la gestion des documents est impératif pour chaque projet de construction. Quel que soit le rôle que vous jouez dans le projet, chef de projet, chef de chantier, estimateur, responsable des contrats, tout le monde a la responsabilité administrative qui est primordiale pour la réussite de votre projet.

Pour la personne en charge des activités de chantier quotidiennes, le registre de construction ou carnet de chantier quotidien est un outil administratif important. Outre le fait d’être un registre essentiel pour le développement de votre projet, votre carnet de chantier fait également office de documentation importante pour de nombreux autres aspects des contrats de construction.

En général, le contremaître ou l’inspecteur de chantier enregistre toutes les informations du chantier tandis que l’agent de chantier ou le représentant de l’entrepreneur vérifie les données saisies et signe le carnet de chantier. Le carnet de chantier type inclut généralement les éléments suivants : 

La date et les conditions météorologiques

Les dates et bulletins météorologiques indiqués sur le carnet de chantier peuvent vous aider à appuyer vos demandes d’extension des délais des travaux ou fournir une explication aux retards des travaux.

Le nombre d’ouvriers dans les divers corps de métier

Conserver un registre des personnes sur le chantier (y compris les entreprises sous-traitantes, leurs ouvriers et leurs heures) vous permet d’organiser les aménagements nécessaires pour les ouvriers spécifiés par la loi (par exemple : les navettes, l’hébergement, les toilettes, les douches, le réfectoire, etc.).

Les matériaux livrés sur le chantier, la quantité utilisée et retenue

Disposer de la trace des matériaux vous permet de connaître ce qui a été livré à partir de tous vos bons de commande pour un projet spécifique.

Les machines sur le chantier, en fonctionnement ou à l’arrêt, y compris les raisons pour lesquelles elles sont à l’arrêt

Il s’agit de la machinerie lourde ou des gros équipements utilisés sur le chantier. Enregistrer les détails des machines permet de garantir la bonne manipulation des équipements et machineries, y compris les problèmes, les retards et leurs solutions pour référence ultérieure.

Toute activité de bétonnage, l’emplacement et les quantités de mélange utilisées

Enregistrer les activités de bétonnage fournit un historique des processus de bétonnage qui ont été réalisés.

Une brève description des travaux réalisés et la quantité approximative

Enregistrer vos travaux réalisés ainsi que la quantité de travail effectuée, y compris les heures de travail et les entrepreneurs permet de garantir que les méthodologies de travail et les workflows adéquats ont été implémentés et que tout ceci peut être vérifié.

Les réclamations, accidents ou incidents

Disposer d’un registre des réclamations, des accidents et des incidents sur le chantier vous permet de résoudre et d’éviter les problèmes similaires.

Tout travail effectué en connexion avec le service public

Documenter ceci permet de conserver une trace si nécessaire.

Les instructions transmises à l’entrepreneur

Renseigner les instructions transmises à l’entrepreneur permet de déterminer les responsabilités pour les tâches et travaux effectués.

Les éléments mentionnés ici sont repris mot pour mot de l’ouvrage Gestion des projets de construction modernes, deuxième édition (Tang and al., 2003). Idéalement, plus vos équipes sur le chantier sont en mesure de collecter des données au quotidien, meilleure sera la compréhension des tendances, de la progression, et des coûts imprévus des travaux. Par ailleurs, pour vos documents papier, assurez-vous que toutes les lignes et espaces non utilisés dans votre carnet ou journal de chantier soient rayés afin d’éviter que vos registres quotidiens puissent être modifiés de façon non officielle après une journée de travail où un événement important s’est produit.

Ai-je vraiment besoin d’un carnet de chantier pour mes projets de construction ?

Si vous vous posez encore la question de savoir si vous devez conserver un carnet de chantier en dépit des arguments énoncés ci-dessus, la réponse courte est la suivante : Oui ! Un carnet de chantier de construction est très important et vous en avez besoin, ne serait-ce que pour ces quatre raisons pratiques qui sont un résumé des paragraphes précédents :

  1. Vous pouvez utiliser votre carnet de chantier comme preuve documentaire en cas de litiges liés à votre chantier de construction. Il est toujours recevable au tribunal.
  2. Vos registres de construction seront demandés en cas d’enquête relative à un accident. Les couvertures sociales et les compagnies d’assurance auront besoin de votre carnet de chantier pour leurs enquêtes.
  3. Votre carnet de chantier sera très utile pour le suivi et l’entretien des équipements de location et éviter les locations multiples non nécessaires.
  4. Votre carnet de chantier enregistre également la présence des ouvriers, vous permettant de gérer facilement les factures et défraiements des entrepreneurs.

Comment rédiger le carnet de mon projet de construction ?

L’époque où vous deviez remplir votre carnet de chantier sur feuille est révolue. Les documents Excel et Word ainsi que les anciens logiciels ne sont plus adaptés à ces tâches et vous feront gaspiller votre temps et vos ressources. N’oubliez pas, la clé pour un carnet de chantier fonctionnel est l’exactitude des enregistrements. Évitez la conservation manuelle car elle présente un risque au lieu de vous protéger des risques. 

La façon la plus pratique et la plus juste de conserver un carnet de chantier est de le faire à l’aide d’une appli de gestion de la construction. Utilisez une appli de gestion de la construction équipée d’un carnet de chantier dédié vous permettant de créer vos registres de construction directement sur votre appareil mobile pendant que vous êtes sur le chantier. Conservez vos registres quotidiens, suivez la progression de vos travaux et effectuez le suivi des problèmes à mesure qu’ils sont résolus, le tout de façon simple. Ajoutez des photos et autres documents en pièce jointe pour fournir davantage de contexte à vos données de construction quotidiennes. Créez et envoyez des rapports depuis l’appli ou exportez-les en tant que carnets de chantier au format PDF pour vos contacts email. Pour des enregistrements plus rapides, vous pouvez utiliser les modèles de registres quotidiens prêts à l’emploi.

Disposer d’un carnet de chantier numérique élimine les risques de perdre les données et traces sur papier. Passer au numérique signifie avoir la capacité de rechercher facilement dans tous vos documents pour récupérer les informations spécifiques dont vous avez besoin.

Exemples de carnets de chantier et modèles 

La plupart des échantillons fournis en ligne sont génériques et peuvent être personnalisés pour les besoins spécifiques de votre projet. Quel que soit votre rôle sur le chantier, la partie la plus importante est de remplir les formulaires de votre carnet de chantier CHAQUE JOUR et lorsque des INCIDENTS SPÉCIFIQUES se produisent. C’est le document de référence pour de nombreux autres documents.

Carnet de chantier simple

Ce modèle de carnet de chantier est utile pour collecter les données de chantier quotidiennes d’ordre générique. Il s’agit d’un modèle gratuit fournit par Contractor Talk et que vous pouvez télécharger gratuitement depuis ce lien.

Appli carnet de chantier

Il s’agit d’un modèle facile à utiliser basé sur une appli de gestion de la construction intuitive. Vous pouvez l’ajuster à votre rôle spécifique sur le chantier en ajoutant des éléments personnalisés.

Pour d’autres modèles de rapports de construction, nous disposons d’une bibliothèque que vous pouvez consulter en cliquant sur le lien.

Transition vers les rapports de carnet de chantier interactifs

Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels de gestion de la construction qui mettent l’accent exclusivement sur les registres de construction quotidiens ou qui les ont en tant que fonctionnalités dans leur outil de gestion des projets. D’après nous, un logiciel de gestion des projets dédié pouvant fournir une solution de construction numérique complète est ce qu’il y a de plus utile. Pour illustrer ceci, LetsBuild, une appli de gestion de la construction, dispose d’un carnet de chantier mobile dont le logiciel de gestion des projets de construction est l’objectif principal. Vous pouvez configurer l’appli pour que la saisie des activités et événements principaux sur le chantier soit à la fois détaillée et simple. Vous pouvez même commencer avec un modèle pour une création de rapports de chantier quotidiens plus rapide, personnaliser un modèle pour vos besoins spécifiques, ou faire un modèle à partir de zéro pour des besoins spécifiques en matière d’enregistrement et de création de rapports. Le logiciel vous permet d’automatiser l’enregistrement quotidien de vos activités de construction sur le chantier, vous faisant ainsi gagner du temps pour vous focaliser sur les tâches plus importantes. 

Un carnet de chantier interactif numérique vous permet de collecter les données essentielles de la construction au quotidien. LetsBuild vous permettra de :

  • Créer vos formulaires automatiquement chaque jour
  • Noter les conditions météorologiques
  • Relier les checklists et objets spécifiques entraînant des impacts majeurs sur la construction
  • Ajouter des photos du chantier de construction en pièces jointes chaque jour à vos formulaires de checklist
  • Compter automatiquement les personnes qui arrivent ou quittent le chantier
  • Notifier les ouvriers sur le chantier concernant les actions qu’ils doivent effectuer

Chaque jour, vous pouvez configurer les données que vous souhaitez enregistrer. Qu’il s’agisse des matériaux, des livraisons ou de l’état des équipements, LetsBuild vous permet d’enregistrer les activités et données que vous avez besoin de gérer et d’indiquer dans les rapports de vos projets. Personnalisez votre carnet de chantier pour des réponses multidimensionnelles aux questions posées pendant les inspections. Vous pouvez même lier votre carnet de chantier au calendrier général de votre projet, ce qui vous permet de conserver vos données en un lieu unique. Votre carnet de chantier quotidien fournira des données précieuses que vous pouvez consulter sur votre tableau de bord pour améliorer votre prise de décisions au quotidien. Passez à un carnet de chantier interactif dès aujourd’hui qui garantira que vos décisions sont prises de façon ponctuelle et informée, vous éviterez toutes sortes de problèmes dans le futur.

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