Hoe dring ik bouwvertragingen met meer dan 20% terug?

Inleiding

Bouwprojecten brengen veel administratief werk mee en verschillende taken die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Zo kan de kleinste vertraging in één enkele activiteit op de werf ertoe leiden dat onderaannemers wekenlang tijd verliezen en hun taak niet kunnen voltooien.

Hier wordt het belang duidelijk van op tijd leveren en met zo min mogelijk onderbrekingen. Natuurlijk gaat de garantie dat uw project volgens plan wordt uitgevoerd veel verder dan de werknemers op het werk. Het omvat namelijk een breed spectrum van factoren zoals materialen, machines, weersomstandigheden op de locatie en nog veel meer.

Maar liefst 44 % van alle vertragingen in de bouwsector is te wijten aan onderbrekingen tijdens de werken. In die zin moet het verminderen van tegenslagen tijdens de uitvoering de belangrijkste focus van elk projectteam zijn om het budget onder controle te houden.

Bekijken we dit van dichtbij, dan zien we dat achter die 44 % eigenlijk vier belangrijke factoren schuilgaan:

• Vertraging door fouten (44 %)
• Vertraging door een late reactie op vragen om informatie (20 %)
• Specificatiewijzigingen (18 %)
• Slechte weersomstandigheden en andere factoren (18 %)

Dat werfteams weten wat de kern van het probleem is, brengt hen al een stapje dichter bij een succesvolle afronding van het project. Simpel gezegd: als u weet wat uw project ondermijnt, dan hebt u meer kans om tot een oplossing te komen en kunt u proactief blijven optreden in het hele bouwproces.

In deze gids geven we u een eerste voorproefje van de vier stappen die u als projectleider in staat stellen om op tijd en binnen het budget op te leveren en laten we zien hoe LetsBuild u door dit traject heen kan helpen. 

Hoe dring ik bouwvertragingen met meer dan 20% terug?

“Liggen we op schema?”

Die vraag achtervolgt werfteams haast elke dag. En bijna altijd lokt ze eindeloze discussies en heel wat verwarring uit.

Gelukkig staat u er niet alleen voor. Tal van projectleiders hebben dezelfde frustraties en willen hun projecten op een andere manier beheren. Ook zij weten dat ernstige problemen snel oplossen hun teams helpt om projecten tijdig op te leveren. Met de juiste strategie kunt u de werkwijze van uw team drastisch verbeteren, projectvertragingen met meer dan 20 % verminderen en zo op tijd opleveren.

Hieronder vindt u een kort overzicht van de vier belangrijkste stappen die u in staat stellen om volgens plan op te leveren. Alle gepresenteerde stappen maken deel uit van ons LetsBuild-raamwerk en zijn gebaseerd op onze ervaring met enkele van de grootste stakeholders in de bouw: 

 

1. Succes is gebaseerd op het principe van goede gewoontes

In de bouw is ‘op tijd leveren’ een belangrijke gewoonte die u uw teams moet aankweken. Het is de basis om prestaties te leveren.

In die zin is het snel oplossen van problemen wat teams helpt om op tijd te leveren zonder extra geld uit te geven. Door af te stappen van die schuldcultuur en de voortgang van projecten strikt op te volgen, kunt u samen met uw team de juiste beslissingen nemen.

Dat is essentieel, want bij een bouwproject van 10 miljoen euro komen doorgaans een zeshonderdtal onderbrekingen per jaar voor. Tot overmaat van ramp kunnen deze onderbrekingen tot 7 dagen duren, terwijl op 25 % van de onderbrekingen nooit wordt gereageerd.

 

Dus uiteindelijk maakt het niet uit dat er bij een project 1000 knelpunten moeten worden opgelost, maar wel hoe snel dat uiteindelijk gebeurt.

Bij LetsBuild doen we onze best om bouwbedrijven een consistente aanpak aan te reiken in de hele organisatie als het gaat over het rapporteren van de voortgang vanaf de bouwplaats. Als projectleider moet u op een eenvoudige manier updates uit meerdere bronnen kunnen ontvangen en beslissingen in realtime kunnen communiceren. Met andere woorden, het gebruik van LetsBuild moet net zo eenvoudig zijn als een WhatsApp-groep maken voor uw bouwprogramma. 

Dit is wat Matt Ghinn, projectleider bij VolkerFitzpatrick, te zeggen had over het gebruik van LetsBuild bij het de West Anglia Main Line (WAML) Capacity Improvement Project in het Verenigd Koninkrijk (waarde: £ 170 mln):

“We hoeven niet te bellen, geen WhatsApp-groepen te gebruiken en geen e-mails te versturen. Het programma is gewoon live: het is er en alle gegevens van de werf worden vastgelegd.”

Dit is waardevolle feedback aangezien VolkerFitzpatrick dankzij het tijdig delen van informatie in staat was om in minder dan een week tijd een efficiëntieverhoging van 20% te realiseren met hun project van £ 170 mln.

 

2. Mensen in staat stellen om sneller beslissingen te nemen

Dit is de tweede sleutel tot een efficiënte oplevering bij de complexe projecten van vandaag. Het is belangrijk dat u als projectleider voorkomt dat u zelf een bottleneck vormt door teams op locatie in staat te stellen snel beslissingen te nemen en toch op de hoogte te blijven.

Vooral als u 4-5 projecten tegelijkertijd uitvoert met tot wel 600 verschillende veranderingen in elk project, kan de situatie al snel vrijwel onbeheersbaar worden.

LetsBuild maakt komaf met microbeslissingen door al uw projecten volledig traceerbaar te maken en door u de besluitvorming gemakkelijker aan de juiste mensen te laten toewijzen. Zodra er ergens een kritiek probleem opduikt, kunnen alle deelnemers aan een taak in real time informatie uitwisselen en binnen tien minuten tot een conclusie komen. 

Provivienda, een toonaangevend bedrijf op het gebied van volume-repetitieve woningbouwprojecten in Midden- en Latijns-Amerika, slaagde erin de bouwtijd terug te brengen van 330 dagen naar 60 dagen door ervoor te zorgen dat projectteams alle kritische beslissingen op een tijdige en transparante manier konden nemen.

 

“Vóór LetsBuild kostte het ons meestal 330 dagen om een huis te bouwen. Dat was te wijten aan de stilstand tussen activiteiten. Nu staat diezelfde woning er al na 60 dagen. Wat het verschil maakte? Een liveprogramma dat ons heeft geholpen om onderbrekingen te voorkomen”, legt Federico Salazar, CEO van Grupo Provivienda, uit.

 

3. Vervang de traditionele rapportering

Het is geen geheim dat traditionele rapportering tijdrovend is en weinig waarde toevoegt. Projectleiders en -managers verspillen gemiddeld 40 % van hun tijd aan het genereren van rapporten.

Het ergste is dat die rapporten een beperkte waarde toevoegen aan de oplevering van het project. De reden hiervoor is simpelweg dat ze, zodra ze worden gegenereerd, al verouderd zijn.

Met LetsBuild kunt u de tijd die nodig is om een rapport te schrijven aanzienlijk verkorten, omdat u het kunt genereren in slechts 4 klikken. Zo eenvoudig is het. U kunt een lijst van alle kritische activiteiten opvragen, inclusief voortgangsupdates, foto’s, berichten en problemen die zijn gemeld en/of gecommuniceerd door teams, evenals informatie over waar zich mogelijk vertragingen hebben voorgedaan.

Het is niet nodig om informatie uit uw programma, uit Excel of uit eindeloze e-mail threads te blijven volgen. Alle gegevens worden in realtime op één locatie verzameld.

Als u meer wilt weten over hoe u uw traditionele rapporteringsprocessen kunt vervangen, dan raden we u aan om vandaag nog contact op te nemen met ons team.

 

4. Beslis om actie te ondernemen

Een ding dat u altijd voor ogen moet houden is dat niemand in uw team het te druk heeft om iets beter te doen. Uw rol als projectleider is een stap vooruitzetten en uw teams laten inzien waarom ze hun oude gewoontes moeten veranderen. U moet het goede voorbeeld geven en de rest laten zien hoe ze op een slimme en datagestuurde manier aan de slag kunnen.

Deze nieuwe aanpak zal u helpen om vertragingen sterk te verminderen en de communicatiestroom voor uw project te verbeteren door gebruik te maken van één enkel platform. Het goede nieuws is dat het implementeren van een nieuwe digitale tool geen tijdrovend proces hoeft te zijn.

Het voorbeeld van Denis Nolan, directeur en oprichter van de Toureen Group zegt alles. Hij slaagde erin om LetsBuild in 72 uur in zijn organisatie en zijn team te introduceren:

“Projecttaken zijn nu zichtbaar voor het hele team, met updates die onmiddellijk en volledig transparant beschikbaar zijn. Het moet ons op de lange termijn ten goede komen, aangezien we nu beschikken over real-time gegevens om cruciale beslissingen te nemen om de projectoplevering te verbeteren” 

Hetzelfde geldt voor Matt Ghinn en zijn team bij VolkerFitzpatrick:

“Op woensdag leerde ik het platform kennen en ik was meteen overtuigd. Op donderdag lieten we het installeren. Op vrijdag gaf ik het team een briefing over het platform. Dat weekend gebruikten we de software, en het resultaat overtrof alle verwachtingen.”

Volgende stap

U hebt nu al een idee van hoe digitale tools kunnen helpen om ernstige problemen snel te detecteren en vertragingen in al uw bouwprojecten te reduceren. Eigenlijk hebt u twee mogelijkheden:

Aan de ene kant kunt u de dingen op eigen houtje blijven doen. Dat is de moeilijke manier. Op het eerste gezicht lijkt het misschien een goede keuze omdat u zo geld denkt te besparen en de dingen op uw manier doet. Dat is heel gevaarlijk wanneer u geen ervaring heeft met het implementeren van nieuwe digitale tools in uw organisatie.

Aan de andere kant kunt u ook gewoon op zeker spelen als het over digitalisering gaat en gadeslaan hoe LetsBuild uw projectteams naadloos laat samenwerken.

Wij kunnen u het juiste kader aanreiken om uw projecten datagestuurd te maken. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat uw teams in realtime updates delen en problemen meteen oplossen voordat ze een impact hebben op uw programma. Zo kunt u op tijd en in overeenstemming met uw budget leveren.