Le Parlement Européen utilise LetsBuild pour réussir sa stratégie de transformation numérique

Dans le cadre de sa stratégie de transformation digitale, le parlement européen a utilisé avec succès LetsBuild à travers des environnements de ses partenaires et contractants depuis de nombreuses années. Les utilisations concernaient les processus de suivi et réception de chantiers de construction ainsi que le processus d’inspection et suivi des travaux de maintenance.

En 2019 le parlement a décidé de généraliser l’utilisation de LetsBuild et de l’internaliser pour ces deux processus mais a décidé également d’investiguer d’autres utilisations à forte valeur ajoutée pouvant bénéficier des fonctionnalités avancées de LetsBuild dans le domaine de la capture et du traitement de l’information.

Projet

Dans l’optique de déployer LetsBuild à travers les 3 sites (Bruxelles, Luxembourg et Strasbourg) et de maximiser le retour sur investissement le Parlement Européen a mandaté LetsBuild, à travers de son département Professional Services, pour l’accompagner dans ce processus de transformation digitale.

L’approche de LetsBuild est de trouver avec les stakeholders du Parlement Européen une approche harmonieuse qui suit la logique Tools, Processes and People.

LetsBuild a donc organisé des workshops afin de définir la gouvernance post implémentation de LetsBuild, afin d’identifier les processus à implémenter, afin de discuter des workflows de données, afin de discuter des besoins en migration, et enfin afin de définir les besoins en intégration avec d’autres systèmes tels que la GMAO.

Nous avons par la suite développé plusieurs projets prototypes qui vont servir à la fois au testing et à la formation.

LetsBuild a ensuite lancé le change management program, ce programme consiste à former, évaluer les connaissances, coacher plus de 110 futurs utilisateurs sur les 3 sites du Parlement Européen.

Après cela nous allons affiner les prototypages, documenter à la fois les processus et les documents de support système, former les futurs administrateurs et aider le parlement à organiser le support.

Enfin, nous allons aussi discuter de projets d’intégration entre LetsBuild et les systèmes de gestion du parlement (comme la GMAO) afin d’éliminer les sources d’erreurs liées aux encodages de données, rendre le processus plus lean et faciliter l’adoption de l’outil par les futurs utilisateurs.

Challenges

Le challenge pour LetsBuild pour ce projet sont multiples.

En effet et en premier lieu, nous devons garantir la conformité technique de LetsBuild avec le standard de sécurité exigé par le Parlement.

Ensuite il nous semble essentiel de bien identifier et documenter les processus concernés, trouver et négocier les workarounds quand les exigences utilisateurs ne rencontrent pas les fonctionnalités existantes de LetsBuild. Enfin il n’a pas été facile de préparer et exécuter le programme de change management sur les 3 sites et adresser les spécificités de ces sites et de s’assurer ainsi que l’adoption future du système sera optimale.

Solution

Pour adresser correctement ces problèmes LetsBuild a choisi ses consultants les plus expérimentés pour mener à bien cette mission. Nous avons pris soin de bien discuter des besoins spécifiques du Parlement, faire émerger les objections et les adresser et dédier une ressource pour la gestion de projet.

Cette équipe est supportée par toute l’équipe technique interne de LetsBuild et ses partenaires spécialisés dans diverses technologies.