Les feuilles de calcul mettent en péril vos projets de construction

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Plus de 1,2 milliard de personnes – soit une personne sur sept sur la planète – utilisent Microsoft Office, une collection groupée de logiciels de productivité. Lancé en 1983, Microsoft Office est devenu la norme sur le lieu de travail et dans les écoles, et parmi ses programmes, Excel est l’un des plus utilisés. Presque toutes les entreprises, quel que soit le type ou la quantité de données, utilisent des feuilles de calcul Excel, depuis les petites entreprises jusqu’aux sociétés du Fortune 500. Excel inclut des fonctions de base de base de données, permettant aux utilisateurs d’effectuer des opérations mathématiques, d’afficher des nombres et des équations, de créer des macros pour automatiser les tâches et de fournir des fonctions pour gérer les données. La plupart des employés qui travaillent actuellement sur le marché du travail affirment maîtriser Excel, et une grande partie de l’économie mondiale est gérée dans ce logiciel particulier.
Malgré sa popularité, la critique d’Excel commence à se faire jour. Ce qui a commencé par des grondements parmi les professionnels de l’informatique et les blogs technologiques s’est récemment étendu à des publications commerciales et technologiques majeures, telles que Forbes (qui suggère qu’Excel pourrait être « le logiciel le plus dangereux de la planète »), Fortune (qui accuse Excel de « ruiner le monde »), et ArsTechnica (qui déclare qu’Excel est « le ruineur des économies mondiales »). Des mots durs, mais pourquoi la critique et ce qui peut être fait pour vous protéger, vous, votre entreprise et vos données contre les lacunes d’Excel?

PAS AUSSI FACILE QUE ÇA EN A L’AIR.

S’il était possible d’utiliser Excel avec un taux d’erreur de zéro pour cent, il serait difficile de discuter de l’utilité et de la puissance du programme. Cependant, même l’utilisateur d’ordinateur le plus expérimenté fait des erreurs, et Excel n’a pas été conçu pour pardonner les erreurs. Les audits ont montré que près de 90 % de toutes les grandes  feuilles de calcul (définies par les auditeurs comme étant des de plus de 150 lignes) contiennent des erreurs graves et que les utilisateurs ont jusqu’à 1,79 % de chances de commettre une erreur par cellule. Ces statistiques suggèrent que lorsqu’une feuille de calcul devient des dizaines de milliers de cellules, il y aura beaucoup d’erreurs… ce qui entraîne des répercussions coûteuses.
Mais pourquoi les erreurs d’utilisation sont-elles considérées comme étant plus nombreuses pour les tableurs que pour d’autres types de programmes? Certains experts blâment l’interface, qui est simple en apparence. Sur le curriculum vitae de la plupart des personnes actuellement sur le marché du travail, vous trouverez probablement Excel comme l’une de leurs compétences. Et s’il est vrai qu’Excel peut être utilisé par presque tout le monde pour des tâches simples, pour la plupart des gens, leur connaissance du programme se termine par l’entrée de données de base. Il faut du temps pour développer des compétences avec Excel et la courbe d’apprentissage peut être raide, car il s’agit d’un logiciel incroyablement complexe. Par exemple, chaque cellule individuelle peut contenir l’un des éléments suivants: valeurs opérationnelles, propriétés du document, noms de fichiers, noms de feuilles, chemins de fichiers, liens externes, formules, cellules cachées, IFs imbriquées et macros ; chaque classeur peut contenir des feuilles cachées et des feuilles « très cachées » (celles qui n’apparaissent pas dans la boîte de dialogue Unhide, alors que les feuilles cachées le font). Pour ceux qui s’aventurent dans les fonctions plus complexes d’Excel, le processus peut être très intimidant. Et même pour les utilisateurs qui ne font que de la saisie de données de base, il est facile de s’embourber involontairement dans des formules et des équations avec un mauvais clic de souris.
L’utilisation d’Excel ressemble beaucoup à la cuisine – une personne moyenne peut jeter certains ingrédients ensemble et se retrouver avec un repas comestible. Mais le véritable art culinaire implique une formation en science et technologie de l’alimentation, et il y a une différence notable dans le rendement d’un cuisinier occasionnel par rapport à un cuisinier formé.

GARBAGE IN, GARBAGE OUT

Le problème est aggravé par l’absence d’un processus d’autocontrôle automatisé dans Excel. Les utilisateurs doivent créer leurs propres tests pour vérifier s’il y a des erreurs dans leurs feuilles de calcul, et bien qu’il existe des tutoriels en ligne pour le faire, il n’est pas pratique de s’attendre à ce que chaque utilisateur Excel les recherche et les implémente correctement. Malheureusement, Excel fait ce que l’industrie appelle GIGO – « Garbage In, Garbage Out » – ce qui signifie qu’il exécutera les tâches saisies, qu’elles soient exactes ou non.
Plusieurs grandes entreprises ont appris à leurs dépens que l’utilisation d’un tableur qui ne s’autocontrôle pas peut entraîner des résultats catastrophiques. En 2012, JP Morgan Chase a subi une perte de 6,2 milliards de dollars qui a finalement été attribuée à un analyste quantitatif de Londres qui copiait et collait manuellement les données d’une feuille de calcul Excel à une autre. La deuxième feuille de calcul, un modèle de VaR (Value at Risk) qui avait pour objectif d’aider à JP Morgan Chase déterminer les risques et les récompenses de la négociation, avait une erreur de l’utilisateur qui a conduit les agents de risque de la banque à croire que les paris sur les dérivés de crédit étaient deux fois moins risqués qu’ils ne l’étaient en réalité. Cette débâcle, connue sous le nom de « London Whale », a coûté des milliards de dollars à la banque et les a embarrassés sur la scène internationale.
L’expérience de JP Morgan Chase met en évidence une autre faiblesse d’Excel : l’absence de transfert automatique des données d’un ensemble de données à l’autre. Excel exige beaucoup de saisie manuelle des données, ce qui encourage les utilisateurs à couper et coller l’information. Cela ouvre la porte non seulement à des erreurs, mais aussi à une aggravation et à une spirale incontrôlable. La dépendance d’Excel à l’égard des formules et du formatage créés par l’utilisateur crée également de nombreuses possibilités d’erreurs. Il est inquiétant de penser à une simple erreur d’utilisateur causant un tel chaos, et cela arrive fréquemment à tous les niveaux de l’entreprise dans pratiquement tous les secteurs d’activité. Par exemple, Excel est utilisé dans l’industrie de la construction pour l’établissement des coûts des travaux, l’estimation, la comptabilité et d’autres tâches qui ont un impact profond sur les résultats financiers d’une entreprise.

LES FEUILLES DE CALCUL À L’ÈRE DE LA COLLABORATION

Les feuilles de calcul sont souvent des efforts de collaboration entre les équipes, et sans la capacité de suivre les changements dans Excel, les utilisateurs peuvent insérer par inadvertance des données en double ou erronées sans que les autres utilisateurs le sachent. Il s’agit d’une question tellement courante que l’industrie de la technologie a inventé le terme « dueling spreadsheets » pour faire référence à plusieurs versions mal assorties d’une même feuille de calcul. De plus, l’absence d’une piste d’audit permet de taper une cellule par erreur et de ne jamais s’en rendre compte.
Bien qu’il ressemble à une base de données, Excel ne fonctionne pas de la même manière et ne peut pas traiter de grandes quantités d’informations aussi efficacement qu’une base de données ou une plate-forme de gestion de projet dédiée en raison de sa taille et de sa conception. Excel a tendance à ralentir considérablement lorsqu’il est surchargé de données. De plus, la limite stricte du nombre de cellules que vous pouvez créer dans une feuille de calcul Excel peut entraîner la perte de données lorsque vous essayez d’entrer plus de données que ce que le document peut gérer.
Un manque de sécurité est une autre marque noire contre Excel, qui ouvre ses données à la possibilité de fraude en raison d’un manque inhérent de contrôles sur qui peut éditer les cellules ainsi que la facilité de modifier furtivement des formules, des valeurs ou des dépendances sans être détecté. Comme tout logiciel, Excel est parfois publié avec des faiblesses qui passent inaperçues jusqu’à ce qu’elles soient déjà exploitées par des pirates informatiques. Aussi récemment qu’en décembre 2014, une vulnérabilité dans Excel permettait aux attaquants d’obtenir les mêmes droits d’utilisateur que la personne utilisant le tableur à l’époque. Si cette personne était connectée avec des droits d’utilisateur administratif, un pirate pouvait alors installer des programmes; voir, modifier ou supprimer des données; ou créer de nouveaux comptes avec tous les droits d’utilisateur. Alors que Microsoft fait de son mieux pour corriger ces vulnérabilités, les dommages à un individu ou à une entreprise peuvent déjà être faits.

SI NOUS N’UTILISONS PAS EXCEL, ALORS QUOI?

Si vous commencez à réfléchir avant d’utiliser Excel pour votre entreprise, ne vous inquiétez pas, il existe de nombreuses alternatives, et même des logiciels spécifiques à l’industrie de la construction. Les logiciels de construction avec applications mobiles aident les entreprises à conserver les avantages des feuilles de calcul tout en éliminant les problèmes. Ces nouvelles solutions offrent une meilleure collaboration et communication avec un espace de stockage illimité, la meilleure sécurité de sa catégorie, ainsi que des niveaux de permission et des contrôles de version basés sur les rôles.
Plus important encore, contrairement à Excel, les logiciels de construction permettent aux utilisateurs de collaborer efficacement à la documentation du projet. Avec Excel, les utilisateurs doivent faire des mises à jour du document, les sauvegarder avec une date ou un numéro de version, et les renvoyer pour que la personne suivante fasse la même chose – très inefficace et sujette à l’erreur. Avec le logiciel de gestion de projet de construction, tous les contributeurs ont un accès instantané au document et lorsqu’ils effectuent des modifications, toutes les parties sont avisées en temps réel et en mesure de répondre en conséquence. Il n’est pas nécessaire de sauvegarder la dernière version et de la redistribuer – elle est déjà dans le logiciel pour que tout le monde puisse la voir.
Un terme qui est devenu familier à l’utilisateur moyen d’ordinateur est Software-as-a-Service, ou SaaS. Le fait de pouvoir acheter des logiciels hébergés dans le nuage et pouvant être utilisés à la demande a conféré de grands avantages aux entreprises qui devaient auparavant se procurer et installer des copies physiques de programmes logiciels. Le prochain terme qui pourrait faire partie du vocabulaire de presque tout le monde est Platform-as-a-Service, ou PaaS. Une « plate-forme » informatique est un système sous-jacent qui prend en charge l’exécution d’applications ou de programmes individuels. Ces plates-formes métaphoriques fournissent une structure de base, ou échafaudage, sur laquelle de multiples composants peuvent s’attacher. PaaS décrit donc une catégorie de services en nuage dans laquelle le fournisseur de services facilite la livraison d’applications multiples et connexes sur presque n’importe quel appareil mobile ordinaire. La promesse ultime de PaaS est que toutes les données pertinentes – quelle que soit leur spécialisation ou leur formatage – circuleront d’un programme à l’autre, où que ce soit.
Beaucoup d’entreprises se réinventent pour être plus que des fournisseurs de logiciels – elles deviennent des fournisseurs de plates-formes. Cela signifie, pour commencer, qu’ils ont ouvert la voie au succès de leurs clients en intégrant leurs propres programmes à d’autres programmes couramment utilisés dans l’industrie, comme les logiciels de comptabilité et d’estimation. Certaines entreprises offrent même des interfaces de programme d’application open source (API), ce qui permet aux développeurs de logiciels externes de créer de nouveaux outils utiles autour du programme existant.

CE QU’IL FAUT RECHERCHER DANS UNE ALTERNATIVE  

• Lorsque vous choisissez un logiciel de gestion de la construction, recherchez les caractéristiques suivantes :
• Espace illimité dans un programme qui ne ralentit pas lorsque vous ajoutez beaucoup de données.
• Fonctionnalités collaboratives qui permettent à plusieurs utilisateurs de travailler sur le même document sans risque d’entrées en double ou de « duelling spreadsheetsl ».
• Un système d’audit qui vous permet de suivre les changements
• Création et exportation simples de rapports.
• Intégration avec d’autres logiciels
• Synchronisation automatique des données
• Protocoles de sécurité, tels que les portails de connexion client sécurisés, la sécurité des données et les niveaux de permission pour empêcher la mauvaise personne de modifier vos données, et l’authentification à deux facteurs.

Les récents développements technologiques portent l’interopérabilité entre les programmes à un niveau jamais vu à l’époque de la création d’Excel. Les fournisseurs de logiciels adaptent leurs offres en conséquence, avec des programmes et des services qui aident les entreprises à réduire les erreurs coûteuses, leur permettant ainsi d’économiser du temps et de l’argent. Il est peut-être temps pour votre entreprise de lancer une nouvelle génération de logiciels….et de montrer la porte à Excel!