Das Wartungsformular muss während der Wartung auf der Baustelle oder beim Kunden ausgefüllt werden. Im Falle von Vorfällen sind folgende Angaben erforderlich: Name des Auftraggebers und des Auftragnehmers, Datum und Uhrzeit der Wartungsarbeiten, Adresse und allgemeine Beschreibung der Leistung sowie auffällige Bemerkungen (Nichtkonformitäten etc.). Die Unterschrift des Auftragnehmers und des Auftraggebers wird am Ende des Formulars benötigt, was eine interne administrative Nachverfolgung ermöglicht.
Beispiel: Ein Heizungsspezialist beantwortet die Serviceanfrage eines Kunden und muss das Wartungsformular ausfüllen und vom Kunden vor der Abreise unterschreiben lassen.

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